E-Mail-Aliase in Odoo

In unseren Blogbeiträgen zum Modul Diskussion und zur Einrichtung einer Catch-all E-Mail-Adresse in Odoo haben wir bereits ausführlich erläutert, wie wir Odoo als zentrale Kommunikationsplattform für unsere interne und externe Kommunikation einrichten und nutzen können. Die unternehmensinterne Kommunikation bilden wir auf Basis des Moduls Diskussion mithilfe der Direktnachricht und Kanäle ab. Die Kundenkommunikation, also der Versand von E-Mails aus Odoo heraus, funktioniert an jedem Objekt in der Historie mithilfe von "Sende Nachricht". Die Antwort des Kunden auf eine aus Odoo heraus gesendete E-Mail wird mittels Catch-all Funktionalität an das richtige Objekt geroutet und ebenfalls in der Historie geloggt.

Mit diesem Setting sind wir in der Lage, bereits einen Großteil unserer Unternehmenskommunikation, intern sowie extern, abzubilden. In diesem Zusammenhang taucht in unseren Odoo-Projekten immer wieder die Frage auf, ob die Kunden denn dann überhaupt noch personalisierte E-Mail-Adressen benötigen? Um diese Frage zu beantworten, beschäftigen wir uns in unserem heutigen Blog mit den E-Mail-Aliasen in Odoo.

Ein E-Mail-Alias ist eine E-Mail-Adresse, für die kein eigenes Postfach existiert. In Odoo nutzen wir die Aliase im Zusammenspiel mit der Catch-all E-Mail-Adresse, um mittels einer eingehenden E-Mail an diesen Alias ein neues Objekt zu erzeugen. Mithilfe dieser Konfiguration können wir das ERP-System also auch von außen per E-Mail ansteuern. Schauen wir nun auf die Objekte, an denen wir E-Mail-Aliase in Odoo nutzen können.

Modul Kundendienst

Im Modul Kundendienst können wir für jeden Helpdesk einen eigenen E-Mail-Alias definieren. Sendet ein Kunde eine E-Mail an diesen Alias, legt Odoo automatisch ein neues Ticket in diesem Helpdesk an. Damit haben wir die Möglichkeit, die Helpdesks für unsere verschiedenen Themenbereiche oder einen Helpdesk für jeden unserer Kunden einzurichten.

Modul Projektmanagement

Im Modul Projektmanagement können wir für jedes Projekt einen eigenen E-Mail-Alias definieren. Sendet ein Kunde eine E-Mail an diesen Alias, legt Odoo automatisch einen neuen Task in diesem Projekt an. Damit können wir jedes interne oder Kundenprojekt für die Kommunikation von außen einrichten.

Modul Dokumente

Im Dokumentenmanagementsystem von Odoo richten wir für die Strukturierung und Ablage unserer Dokumente sogenannte Arbeitsbereiche ein. Für jeden dieser Arbeitsbereiche kann ein E-Mail-Alias definiert werden. Senden wir nun eine E-Mail mit einem Dokument an diesen Alias, wird dieses Dokument automatisch in dem dazugehörigen Arbeitsbereich abgelegt. Damit erleichtern wir das Dokumentenmanagement nicht nur für unsere internen Kolleg(inn)en, sondern stellen auch unseren Kunden und Lieferanten eine einfache Möglichkeit zur Verfügung, um uns Dokumente zukommen zu lassen.

Modul Kundenverwaltung (CRM)

Im Modul Kundenverwaltung können wir mit Verkaufsteams arbeiten, um unsere Sales-Aktivitäten beispielsweise nach Produktgruppen oder Regionen zu steuern. Für jedes Verkaufsteam kann dabei ein E-Mail-Alias definiert werden. Senden wir nun eine E-Mail an diesen Alias, legt Odoo automatisch eine Verkaufschance für das dazugehörige Verkaufsteam an.

Aktivieren wir in den Einstellungen des Moduls die “Interessenten” und schalten damit einen Interessenten-Bereich vor unseren Sales-Prozess, dann legt Odoo bei Versand einer E-Mail an den Alias des Verkaufsteams einen Lead für dieses Verkaufsteam an. Damit lassen sich die Anfragen unserer Kunden schnell und einfach erfassen und auch das Sales-Team profitiert von diesem Setting, indem es Informationen aus Kundenterminen vor Ort schon vorab in Odoo festhalten kann.

Modul Website

Gestalten wir unsere Website mit Odoo, finden wir zahlreiche Möglichkeiten, damit unsere Interessenten und Kunden mit uns in Kontakt treten können. Über das Kontaktformular beziehungsweise mithilfe des Form Builders definieren wir, welche Aktion nach dem Absenden des Formulars in Odoo ausgeführt wird. Dabei können wir festlegen, ob ein Kontakt erzeugt, eine Verkaufschance angelegt, eine Aufgabe in einem Projekt angelegt oder eine E-Mail an eine selbst hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet wird.

Mithilfe des Live-Chat können die Besucher unserer Website direkt mit uns in Kontakt treten. Dabei lassen sich Kontaktdaten für weiterführende Themen austauschen. Zudem werden die Chatverläufe in Odoo geloggt, um die Besucher im Nachgang zu kontaktieren.

Mit dem Newsletter-Popup beziehungsweise Newsletter-Snippet bieten wir den Besuchern unserer Website die Möglichkeit, eigenständig einen Newsletter zu abonnieren und damit immer über das aktuelle Geschehen in unserem Unternehmen informiert zu sein. Das Call to Action-Snippet bietet sich an, um die Besucher schnell zur passenden Kontaktmöglichkeit zu bringen. Die Snippets für die Verlinkung zu unseren Social Media Kanälen eignen sich, um auch dort mit uns in Kontakt zu treten.

Weiterhin finden wir auf der Website mit Odoo den Onlineshop, die Appointments und die Events. Der Kauf unserer Produkte, die Buchung von Terminen sowie die Registrierung zu unseren Events stellen selbstverständlich auch Kontaktmöglichkeiten für die Besucher unserer Website beziehungsweise für unsere Interessenten und Kunden dar.

Modul Recruitment

Mit dem Modul Recruitment liefert Odoo gleich einen E-Mail-Alias. Eine E-Mail an diesen Alias erzeugt automatisch ein Bewerber-Objekt. Zudem haben wir die Möglichkeit, unsere Jobs auf unserer Website zu veröffentlichen. Dort befindet sich der "Apply now!"-Button für eine schnelle und unkomplizierte Bewerbung per Formular.

Wir halten also fest, dass uns Odoo mit seinen standardmäßigen Features bereits zahlreiche Möglichkeiten bietet, um per E-Mail von außen erreichbar zu sein. Die damit automatisch erzeugten Objekte in den unterschiedlichen Modulen lassen sich anschließend den Usern zuweisen, welche die Kommunikation wiederum direkt aus Odoo heraus fortführen. Bis hierhin benötigen wir also auch keine personalisierte E-Mail-Adresse.

Nun bleibt noch zu klären, wie uns unsere Kunden zu Terminen einladen können, wenn wir keine personalisierte E-Mail-Adresse mehr haben. Neben der Möglichkeit, den Termin im Modul Kalender selbst zu organisieren, hat Odoo dafür ein smartes Feature implementiert. Aus dem Modul Kalender heraus können wir, auf Grundlage der verfügbaren Online-Termine oder auf Grundlage der in Odoo hinterlegten Arbeitszeit des Users, freie Termine über einen Link teilen. Dieser Link führt den Kunden in eine Web-Ansicht mit Kalendarium und den freien Terminen des Users. Dort können sich die Kunden nun einfach einen Termin auswählen und direkt buchen.

Benötigen wir also noch personalisierte E-Mail-Adressen, wenn wir Odoo als Kommunikationsplattform vollumfänglich einrichten und nutzen? Nein, wie wir gesehen haben, können wir alle relevanten Kommunikationswege mit Odoo abbilden - interne Kommunikation, externe Kommunikation aus Odoo heraus, externe Kommunikation in Odoo hinein, selbst die Einladung zu Meetings lässt sich einfach nutzen.

An dieser Stelle muss allerdings jedes Unternehmen für sich abwägen, ob es diesen Weg der Kommunikation gehen möchte und kann. Sind noch andere Tools im Einsatz, für die es beispielsweise personalisierte E-Mail-Adressen für einen Login benötigt, dann funktioniert dieser Ansatz nicht. Betrachten wir allerdings nur das ERP-System Odoo mit seinen Möglichkeiten, ist der beschriebene Weg durchaus eine sinnvolle Alternative für eine zentralisierte Unternehmenskommunikation.

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Quellen: www.odoo.com