In unserem Blogbeitrag zum Modul Diskussion sind wir bereits ausführlich auf die verschiedenen Kommunikationsmöglichkeiten in Odoo eingegangen und haben die Optionen für die interne und externe Kommunikation in Odoo beziehungsweise aus Odoo heraus vorgestellt. Um dieses Feature zu nutzen, benötigen wir eine Catch-all E-Mail-Adresse und die Daten von dessen ein- und ausgehendem Server. Was eine Catch-all E-Mail-Adresse ist, wie wir sie in Odoo einrichten und nutzen, damit beschäftigen wir uns in unserem heutigen Blog.
Catch-all bezeichnet die Weiterleitung einer Adresse im ersten Teil einer E-Mail, also der Zeichenfolge, die vor dem "@" steht. Das bedeutet, dass ein Catch-all Postfach alle E-Mails sammelt beziehungsweise empfängt, die an eine nicht existierende Adresse innerhalb einer Domain gesendet werden.
Gehen wir von folgendem Beispiel aus. Wir richten ein E-Mail-Postfach ein namens info@example.de, die Catch-all Funktion für dieses Postfach ist deaktiviert. Ein Kunde schickt nun eine E-Mail an info@example.de, welche nun erfolgreich in dem Postfach empfangen wird. Ein anderer Kunde schickt ebenfalls eine E-Mail an das Postfach, hat aber die E-Mail-Adresse nicht richtig ausgewählt oder einen Rechtschreibfehler in der E-Mail-Adresse. Er schickt seine E-Mail an infos@example.de oder an imfo@example.de. Die E-Mails, die an diese falschen beziehungsweise nicht existenten E-Mail-Adresse gesendet werden, können vom Postfach nicht empfangen werden und gehen verloren.
Dieses Verhalten, also das Verlorengehen von E-Mails, verhindern wir, indem wir für das E-Mail-Postfach namens info@example.de die Catch-all Funktion aktivieren. Jede E-Mail, die nun an info@example.de gesendet wird, landet ganz normal im Postfach. Die E-Mails, die beispielsweise wieder an infos@example.de oder imfo@example.de gesendet werden, für die also kein eigenes Postfach existiert, werden dennoch an info@example.de weitergeleitet und können vom Empfänger im Postfach gelesen werden. Speziell im unternehmerischen Umfeld ergeben sich aus der Einrichtung eines Catch-all Postfachs also große Vorteile, da wichtige E-Mails von Kunden oder Partnern keinesfalls verloren gehen.
Die Funktionsweise der Catch-all machen wir uns in Odoo zunutze. Dafür benötigen wir das Catch-all Postfach selbst, welches wir bei den verschiedensten Providern einrichten können. Erfahrungsgemäß bieten sich dabei die Anbieter Google, mailbox.org, 1&1, All-Inkl oder Strato an. Die Einrichtung eines Catch-all Postfachs bei Office 365 benötigt etwas mehr Aufwand, da Office 365 keine klassische Catch-all Funktionalität bietet. Wie das mit Office 365 genau funktioniert, beschreiben wir in einem unserer nächsten Blogbeiträge.
Im nächsten Schritt richten wir die E-Mail-Server in Odoo ein. Für die Einrichtung navigieren wir zu Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Diskussion → Custom E-mail Servers. Dort tragen wir die Alias-Domain des Catch-all Postfachs ein, laut unserem obigen Beispiel "example.de". Anschließend benötigen wir für die Konfiguration des ein- und ausgehenden E-Mail-Servers den Servernamen, die E-Mail-Adresse, den Benutzernamen und das Passwort des Catch-all Postfachs. Für beide Mail-Server, also ein- und ausgehend, bietet uns Odoo die Möglichkeit, nach der Konfiguration die Verbindung zu testen. Ist der Verbindungstest erfolgreich, sind die Mail-Server einsatzbereit.
Nun sind wir in der Lage, mittels "Sende Nachricht" E-Mails aus Odoo heraus an unsere Kunden zu senden. Dabei wird die E-Mail aus dem entsprechenden Objekt an die vom Kunden hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet. Aus technischer Sicht wird diese E-Mail über die Catch-all versendet, allerdings immer im Namen des Users, der die E-Mail aus Odoo heraus sendet. Unser Kunde empfängt die E-Mail wie gewohnt in seinem E-Mail-Postfach. Antwortet unser Kunde auf die E-Mail, holt sich Odoo die E-Mail aus dem Catch-all Postfach ab und routet die E-Mail an das Objekt in Odoo, aus dem die ursprüngliche E-Mail heraus gesendet wurde. Nach dem Eingang der E-Mail werden alle Follower des Objektes über den Eingang der E-Mail beziehungsweise die Antwort des Kunden informiert. Somit stellen wir an jedem Objekt eine chronologische Kommunikationshistorie sicher.
Zudem hilft uns die Catch-all Funktionalität in Odoo, indem wir für bestimmte Objekte Aliase definieren, für die kein eigenes Postfach existiert. Diese Aliase nutzen wir in Abhängigkeit von den von uns installierten Odoo-Modulen zum Beispiel im CRM, im Helpdesk oder im Projektmanagement, um mittels einer eingehenden E-Mail an diesen Alias ein neues Objekt in Odoo zu erzeugen. Nehmen wir an, wir haben im Modul Projekt ein Projekt unseres Kunden A. In den Einstellungen des Projektes definieren wir den Alias kundea@example.de. Senden wir nun eine E-Mail an kundea@example.de, wird diese E-Mail vom Catch-all Postfach empfangen. Odoo prüft nun, ob es eine Zuordnung, also einen Alias, dafür gibt. In diesem Fall erkennt Odoo den Alias und erzeugt automatisch eine Projektaufgabe in diesem Projekt. Durch das Zusammenspiel von Catch-all Postfach und Alias in Odoo können wir das ERP-System also auch von außen per E-Mail ansteuern.
Wir halten also fest, dass uns Odoo nicht nur bei der Abbildung unserer unternehmerischen Prozesse unterstützt, sondern auch im Hinblick auf die Unternehmenskommunikation ein tolles Tool darstellt. Durch die Einrichtung und Einbindung einer Catch-all E-Mail-Adresse sind wir in der Lage, unsere komplette Kommunikation in das ERP-System zu integrieren und eine transparente Kommunikationshistorie abzubilden.
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Quellen: www.odoo.com, www.wikipedia.org, www.checkdomain.de
Catch-all für E-Mails in Odoo