Wir, die manaTec GmbH, sind ein motiviertes IT-Start-up aus Dresden und bieten umfangreiche Expertise in der Beratung, Einführung und Entwicklung des ERP-Systems Odoo sowie in den Bereichen Projektmanagement, Business Intelligence und IT-Support. Vor allem unsere Business Line Odoo ERP erfordert fundiertes Know-how im Projektmanagement, denn die Einführung und Entwicklung des ERP-Systems muss sorgfältig geplant und effizient durchgeführt werden.
Zu Beginn eines jeden ERP-Implementierungsprojektes stehen wir vor der gleichen Frage – mit welchen Methoden führen wir das Projekt durch? Dabei stehen uns verschiedene Vorgehensweisen zur Verfügung, das klassische Wasserfallmodell oder das agile Modell. In unserem heutigen Blog werfen wir einen Blick auf die Abläufe innerhalb dieser Vorgehensweisen und stellen die Kriterien heraus, die uns bei der Entscheidung für die richtige Methode behilflich sind.
Bei der Anwendung des Wasserfallmodells folgen wir einem klassischen, linearen Projektverlauf. Während der Planung des Projektes definieren wir also alle Projektphasen inhaltlich und zeitlich bis zum Projektabschluss. Im späteren Projektverlauf werden alle Projektphasen nacheinander abgearbeitet.
Durch die transparente Abbildung der Dauer und Kosten des Projektes liegt der Vorteil der Wasserfallmethode ganz klar in der Planungssicherheit für den Kunden. Demgegenüber stehen allerdings die initialen Aufwände, um das gesamte Projekt theoretisch zu planen und eine sehr eingeschränkte Flexibilität innerhalb des Projektverlaufes. Veränderte Anforderungen oder unvorhersehbare Ereignisse werden nicht berücksichtigt, stellen hohe Anforderungen an das Change Management und können den Aufwand und die Kosten im Nachgang schnell in die Höhe treiben.
Mit der agilen Vorgehensweise halten wir uns genau diese Flexibilität offen. Für die Planung des Projektes gibt es dabei noch kein vollständiges Zielbild, sondern lediglich eine grobe Vorstellung des Zielbereiches. Diesem Zielbereich nähern wir uns schrittweise, indem wir das Projekt in einzelnen Sprints planen und diese inhaltlich zum Beispiel nach Prozess oder Abteilung aufteilen. Diese Sprint-Planung gibt uns dann auch einen groben Zeitplan vor.
Jeder Sprint versteht sich dabei als ein einzelnes Teilprojekt, in dem wir einen Prozess im ERP-System spezifizieren, abbilden, testen und im Rahmen von Workshops an die User übergeben. Das Feedback der User nutzen wir sofort, um den Prozess zu optimieren und lauffähig zu machen. Anschließend folgt der nächste Sprint mit dem nächsten Prozess.
Der große Vorteil der agilen Vorgehensweise besteht somit nicht nur in der hohen Flexibilität, mit der wir uns kurzfristig auf die Spezifikation der Prozesse und gegebenenfalls deren Anpassung einstellen können. Der Kunde hat mit dieser Methodik schon viel früher im Projektverlauf die Möglichkeit, seinen Input für die Umsetzung der Prozesse zu geben. Demgegenüber steht die Tatsache, dass die Dauer und die Kosten des Projektes kaum planbar sind. Über das gesamte Projekt hinweg betrachtet, fehlt uns also etwas die Kontrolle über beide Aspekte, da der Umfang der einzelnen Sprints zu Beginn des Gesamtprojekts nicht genau definiert werden kann.
Wir halten also fest, dass sich beide Modelle mit ihrem Ansatz auf die initiale Projektplanung und die Projektdurchführung beziehen. Der Go-live, also die Nutzung des neuen ERP-Systems durch den Kunden, kann bereits phasenweise für einzelne Prozesse während des Projektes oder mit einer großen Umstellung am Ende des Projektes erfolgen. Welche Vor- und Nachteile beide Ansätze bieten und welche Entscheidungskriterien dafür relevant sind, stellen wir in einem unserer nächsten Blogbeiträge vor.
Für welche dieser Methoden entscheiden wir uns also in unserem Kundenprojekt? Zur Beantwortung dieser Frage gehen wir direkt in die Kommunikation mit unserem Kunden und sprechen über die folgenden Punkte:
- Sind die Ziele des Projektes fest definiert?
- Gibt es eine Spezifikation aller Prozesse und gibt es eine klare Vorstellung vom ERP-System zum Go-live?
- Gibt es eine Deadline?
- Wie flexibel ist das Projektbudget?
Diese Fragestellungen helfen uns sehr gut bei der Entscheidung der Methodik. Gibt es klare Ziele mit spezifizierten Prozessabläufen sowie einem festen Budget und einem genauen Zeitplan, dann werden uns die Vorteile der Agilität nicht helfen und wir entscheiden uns für das Wasserfallmodell. Möchte sich auch unser Kunde eine gewisse Flexibilität erhalten, ist zu Beginn des Projekts das finale Zielbild noch unklar bzw. keine Zeit für eine ausführliche und detaillierte Anforderungsanalyse oder gibt es zu viele sich ändernde Rahmenbedingungen, setzen wir auf den agilen Ansatz. Wie fast überall gibt es natürlich auch hier Mischformen, mit denen beispielsweise das gesamte Projekt initial grob geplant und abgeschätzt wird, die Umsetzung inklusive Feinspezifikation dann in agiler Manier erfolgt.
Eine weitere Entscheidungshilfe bieten uns die zahlreichen Fördermöglichkeiten für ERP-Implementierungsprojekte. Im Rahmen von Förderprojekten ist erfahrungsgemäß planmäßig ein wesentlicher Teil des Projektes für die Analysephase vorgesehen. Diese dient der Spezifikation der Anforderungen und der Gestaltung eines klaren Zielbildes. Außerdem sind solche Förderungen an einen fest definierten Zeitrahmen gebunden und geben natürlich auch das Budget vor. Somit sprechen die Gegebenheiten ganz klar für das Wasserfallmodell. Ohne eine Förderung ist die Wahrscheinlichkeit für die Entscheidung zu einer agilen Vorgehensweise deutlich höher.
In jedem Fall sollte die Entscheidung - Wasserfall- oder agiles Modell - von allen Projektbeteiligten mitgetragen werden. Nur so schaffen wir von Projektbeginn bis zum Projektabschluss eine klare Erwartungshaltung und eine gemeinsame Zielvorstellung bei Auftraggeber und Auftragnehmer und legen den Grundstein für eine erfolgreiche ERP-Implementierung.
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Quellen: www.erp.com.de, www.online-projektmanagement.info, www.micromata.de
Methoden für die Implementierung eines ERP-Systems