Das Knowledge-Modul in Odoo 16

Mit der aktuellen Odoo 16 Version, seit dem vergangenen Herbst, gibt es auch tolle neue Features für die interne Unternehmensorganisation. In diesem Artikel erfahren wir, wie wertvoll ein gut organisiertes Wissensmanagement sein kann und wie Odoo 16 uns dabei behilflich ist. Weitere Informationen und Neuerungen zu Odoo 16 finden wir hier.

Wissensmanagement in Unternehmen

Egal ob als junges, erfolgreiches Start-up oder bereites jahrzehntelanges etabliertes Unternehmen – ab einem gewissen Punkt stoßen wir bei der internen Organisation an unsere Grenzen. Was können wir tun, um hier nicht den Überblick zu verlieren? Vermutlich reichen einfache Checklisten nicht mehr aus. 
Ein gut strukturiertes Wissensmanagement kann, vor allem im heutigen Zeitalter von Big Data, sehr hilfreich sein. Es bedarf beim Strukturieren und Etablieren viel Zeit und auch Geduld. Jedoch zahlt sich das langfristig gesehen aus! Und das beste: Das Projekt Wissensmanagement entwickelt sich stets weiter und wichtige Erfahrungen tragen zur Optimierung in einem Unternehmen bei. 
Optimierung – unser Stichwort im Zusammenhang mit einem erfolgreichen Wissensmanagement. Unzählige Prozesse können durch einen effektiven Wissenstransfer im eigenen Unternehmen optimiert werden. Kollegen sparen sich bei internen Absprachen Zeit, da sie unabhängiger arbeiten können. Zudem sind alle Informationen, die möglicherweise gesucht werden in einer zentralen Datenbank abgespeichert und bei einer guten Struktur schnell aufzufinden. Ein einheitliches Wissensmanagement erhöht die Transparenz und Flexibilität im eigenen Unternehmen. Der größte Vorteil ist ein unabhängiger Datenzugriff für alle Beteiligten. 

Welche Prozesse umfasst das Wissensmanagment in einer Organisation?
Grundlegend sind die folgenden Punkte die wesentlichsten Eckpunkte eines Wissensmanagements in einem Unternehmen:

•  Daten und Informationen sammeln 
•  eingehende und aktuelle Daten speichern 
• Daten interpretieren und kommunizieren
• organisatorisches und evidenzbasiertes Wissen beschaffen, bereitstellen und nutzen
  
  

Aufbau und Struktur allgemein

Im Modul selbst können eigene Einträge festgelegt werden, um Unternehmenswissen festzuhalten. Hierbei kann eine eigene Ordner- und Unterordnerstruktur gewählt werden, ähnlich wie bei einem Dateimanager. Diese finden wir am linken Bildschirmrand. Von Grund auf sind die Kategorien Favoriten, Arbeitsbereich und Privat angelegt. Sobald Dateien mit anderen Personen geteilt werden, findet man auch diese in einem separaten Ordner.  Wenn Artikel mit anderen Personen geteilt werden, können im gleichen Zusammenhang auch verschiedene Berechtigungen vergeben werden, bspw. "darf bearbeiten", "darf ansehen". Mehr Informationen finden wir in diesem Blog unter dem Abschnitt "Gemeinsames Arbeiten". Die Nutzung eines Dokuments, welches ausschließlich für die eigene Arbeit vorgesehen ist, ist ebenfalls ohne Probleme möglich. Daraus ergibt sich, dass es keine Beschränkung der Zugriffsrechte auf dieses Modul gibt und es von jedermann genutzt werden kann.

Artikel anlegen

Einen neuen Artikel anzulegen ist für jedermann unkompliziert möglich. Ein Artikel im Knowledge-Modul kann individuell gestaltet werden. Jedoch empfiehlt sich aus einer Recherche zum Thema Wissensmanagement für jeden Artikel eine ähnliche Struktur zu nutzen. Somit sind die wichtigsten Informationen auch für andere Personen mit Einsicht schneller greifbar und zudem übersichtlich dargestellt. 
Zusätzlich ist es möglich einen Header, inkl. Foto, einzufügen sowie auch Emojis beim Titel, welche auch im Dateimanager sichtbar sind. Hierbei sollte man sich jedoch nicht vom Wesentlichen ablenken lassen. Je mehr Artikel vorhanden sind, umso mehr Unübersichtlichkeit könnten Emojis hervorrufen. 

Verknüpfung mit anderen Apps 

Innerhalb eines Artikels kann auch auf Informationen aus anderen Apps zugegriffen werden. Beispielsweise können Diagramme, u.a. aus dem Sales Modul, in den aktuellen Artikel eingepflegt werden, ohne eine komplizierte Vorgehensweise. Hierzu geht man in das Sales Modul und sucht sich bei einem entsprechenden Diagramm, welches abgebildet werden soll, die Darstellungsart (Bsp.: Kreis-, Balkendiagramm) aus. Dann kann man unter dem Feld „Favoriten“ auswählen, dass das Diagramm vollständig in einen Artikel übertragen werden soll. Wo das Diagramm zusätzlich abgelegt werden soll, wählt man anschließend wie in einem Dateimanager aus. Anschließend taucht das Diagramm im gewünschten Artikel auf. Es ist möglich die Darstellungsform, Farben und weitere Einstellungen auch nachträglich im Artikel selbst anzupassen.
Weiterhin ist die Verknüpfung mit anderen Apps dahingehend sinnvoll, dass wir im Knowledge-Modul Templates für potenzielle E-Mail-Vorlagen erstellen können. Es ist möglich, diese anschließend unproblematisch für das eigene E-Mail-Marketing zu verwenden. Ebenso kann man die App auch für Beschreibungstexte, wie sie in Tickets oder Tasks notwendig sind, nutzen. 

Gemeinsames Arbeiten

Jeder festgesetzte Eintrag kann mit allen oder auch nur mit bestimmten Personen geteilt werden. Es ist zudem möglich verschiedene Rechte an einem Dokument zu verteilen, bspw. „Betrachter: in“, „Mitbearbeiter: in“ usw. Man kann also auch gemeinsam mit anderen Personen an einem gleichen Projekt arbeiten. Dies fördert eine agile Arbeitsweise innerhalb des eigenen Unternehmens. Diese Funktion ist jedoch nicht nur auf die interne Kommunikation beschränkt, sondern auch für unsere Kunden,  die das ERP-System Odoo nutzen können Artikel freigegeben werden. 
Ein weiteres, hilfreiches Feature ist die Chatfunktion, um auf schnellem Wege kurze Anliegen direkt innerhalb von Odoo 16 auszutauschen. Wie bei Tickets oder Aufgaben können aber auch wie gewohnt öffentliche Nachrichten, interne Notizen geschrieben werden. Auch die Möglichkeit der Aktivitätenzuweisung bleibt hier nicht aus. 
Es ist möglich, einzusehen, wer wann das letzte Mal an einer Datei gearbeitet hat. So kann man bei Unklarheiten oder Änderungen direkt die entsprechende Person ansprechen. 

Filtermöglichkeiten, um die beste Lösung schnellstmöglich zu finden

Hierzu gehen wir auf den im oberen Menü angelegten Reiter „Suche“. Nun können wir mithilfe verschiedener Filterkriterien die gesuchten Artikel zu einem bestimmten Thema finden. 
Der Prozess ähnelt dem aus dem Projektmodul. Es kann nach verschiedenen Oder- oder Unterordnern, Titeln, einzelnen Wörtern oder Favoriten gesucht werden.

Die wichtigsten Vorteile des Knowledge-Moduls in Odoo 16

Ein einfaches Handling ermöglicht Zugang für jedermann. Es bedarf keiner ewig langen Einweisung für die Benutzung des Moduls. Durch das Knowledge-Modul ist es möglich, die gesamten Informationen, Prozesse und Informationen einer Organisation in einer einheitlichen Datenbank abzubilden. Noch dazu im ERP-System Odoo - all in one! Die gesamtübersichtliche Struktur ermöglicht ein außerordentlich sinnvolles Wissensmanagement. Bei einer guten Datenpflege ist vor allem die Transparenz und Agilität im Unternehmen weiterhin gesichert. Im Team kann von nun an auch innerhalb der Odoo-16-Plattform gemeinsam an Projekten gearbeitet werden. Es wird keine weitere Plattform mehr für das gemeinsame Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten benötigt. Somit ergibt sich eine wesentliche Vereinfachung in der Kommunikation. Schlussendlich kann auch unkompliziert App-übergreifend gearbeitet werden, sodass auch Verknüpfungen innerhalb mehrerer Projekte hergestellt werden können, sofern notwendig. 

Sie sind auf der Suche nach einem ERP-System, das die ideale Basis für die Integration eines einheitlichen Wissensmanagements bei modernen Geschäftsprozessen abbildet? Kontaktieren Sie uns jetzt, wir helfen Ihnen gerne weiter!

Quellen: www.odoo.com, www.zehnplus.ch