The launch of the e-invoice

Was ist die E-Rechnung und warum wird es jetzt wichtig?

Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 wurde im Rahmen des Wachstumschancengesetzes beschlossen, um mit anderen EU-Staaten und deren Standards Schritt zu halten. Die E-Rechnung muss in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt werden, das den europäischen Normen entspricht, wie z.B. XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Regelung betrifft alle Unternehmen im B2B-Bereich und soll den Weg für ein europaweites Meldesystem für die Umsatzsteuer ebnen. Übergangsfristen gelten bis 2027, danach müssen alle Unternehmen E-Rechnungen nutzen. 

Auch Unternehmen mit Privatkunden oder Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuerausweis sollten bis Ende 2024 sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen können, da Lieferanten ab 2025 E-Rechnungen versenden könnten.

At first glance, the e-invoice does not differ from a paper invoice or a PDF file. The decisive feature is the structural preparation of the invoice. In this process, the contents of the invoice are presented in a structured and machine-readable format. This structured data record is issued, transmitted, received and further processed electronically.

The XInvoice standard is used to create an e-invoice. XInvoice is a data standard that standardizes the use of electronic invoices and consists of an XML data set.

Zusätzlich dazu können weitere Standards verwendet werden, insofern sie der europäischen Norm EN-16931 sowie der E-Rechnungsverordnung des Bundes entsprechen. Als Alternative bietet sich zum Beispiel der Standard ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ab Version 2.1.1. im Profil XRechnung an. Eine ZUGFeRD-Rechnung bettet die strukturierten Daten im XML-Format des XRechnung-Standards in eine PDF-Datei ein, sodass sie für den User lesbar ist. Eine solche, sogenannte hybride Rechnung ist also sowohl für den Menschen als auch für die Maschine lesbar.

These regulations will certainly require some companies to adapt their processes and introduce new software. Nevertheless, e-invoicing offers very strong advantages in the long term. On the one hand, there are the ecological aspects. Electronic invoice processing not only saves money by eliminating postage costs, but also protects the environment by reducing paper consumption and eliminating the need for transportation.

On the other hand, there are the benefits of digitization itself, because simplified invoicing and significantly shorter processing times speed up the processing of invoices, which are thus paid more quickly. In addition, the e-invoice is filed electronically, thus saving costs for physical filing systems. Electronic filing, in turn, facilitates and accelerates the internal reconciliation and forwarding of invoices, as well as the retrieval of previously archived data.

Odoo E-Rechnung

One way to implement the provisions of the e-invoice regulation is to use the Odoo ERP system. This uses an open source library that adds ZUGFeRD content to PDF invoice files. We have described how we map invoicing in Odoo, for example, in our blog posts on the Sales Module or the invoicing of projects. beschrieben. Damit stellt Odoo nicht nur ein smartes und userfreundliches System zur Abbildung von unternehmensweiten Prozessen dar, sondern entwickelt sich auch unter Berücksichtigung der aktuellen Gesetzeslage weiter. Weitere Einzelheiten zu der Umsetzung der Odoo E-Rechnung haben wir in einem vorherigen Blogbeitrag bereits beleuchtet.

Are you looking for an ERP system with which you can create and process your e-invoices according to the required standards? No problem! Contact us now and we will support you as a reliable Odoo partner with extensive expertise from numerous Odoo projects!

________________________________________________________________________________________________________________________________________

Sources: www.e-rechnung-bund.de, www.bmi.bund.de, www.bmwi.de, www.datev.de, www.heise.de