E-Commerce Unternehmen sind heute so effizient wie noch nie. Über diverse Verkaufskanäle und Marktplätze ist es möglich, viele Kundengruppen anzusprechen. Sie können ihren Kunden ein nahtloses und bequemes Einkaufserlebnis mit benutzerfreundlichen Schnittstellen und einfachen Zahlungsoptionen bieten. Die Zahlungspräferenzen von Kunden im heutigen technologischen Wandel ändern sich stetig. Deshalb müssen sich Unternehmen diesen flexibel anpassen.
Mit dem Verkauf der Waren über Verkaufskanäle wie Amazon, eBay und Co. geht jedoch ein großer Buchhaltungsaufwand einher, da die Rechnungserstellung und der Zahlungsabgleich über verschiedene Marktplätze noch komplexer wird. Um den komplexen Buchhaltungsherausforderungen ein Ende zu setzen, lohnt sich eine Anbindung der Softwarelösung PayJoe. Ein positiver Effekt dessen ist die Ressourceneinsparung von Kosten und Zeit.
Was ist PayJoe?
Payjoe bietet uns die perfekte Schnittstelle zwischen Zahlungsanbieter und Buchhaltungssystem um das Ziel der vollständig automatisierten Buchführung zu verwirklichen. E-Commerce wird heute über zahlreiche Verkaufsplattformen abgewickelt. Damit geht auch eine Vielzahl an Zahlungsströmen, die aufbereitet werden müssen, einher. Meist sind die Daten der Marktplätze als Sammelpositionen zusammengefasst und müssen daher einzeln aufbereitet werden. Nur so kann eine ordnungsgemäße Buchhaltung gewährleistet werden.
Hier kommt PayJoe ins Spiel, denn aus den Sammelbeträgen werden nun Einzeltransaktionen erstellt und mit den nötigen Rechnungsinformationen ergänzt. Zahlungseingänge, Rückerstattungen, Gebühren und Auszahlungsbeträge können somit unkompliziert und automatisch in unsere Buchhaltungssoftware übertragen werden. Das reduziert den vorherigen, großen Buchhaltungsaufwand. Wie dies genau mit PayJoe umgesetzt wird und warum eine Odoo-Anbindung eine unschlagbare Kombination ist, werden wir in diesem Blogbeitrag genauer erläutern.
Ein Zahlungsabgleich ohne PayJoe
Bisher hat sich der Zahlungsabgleich ohne PayJoe als großer Zeitfresser erwiesen, da aufgrund der Vielzahl an Online-Aufträgen über verschiedene E-Commerce-Plattformen die Buchführung noch anspruchsvoller geworden ist.
Marktplatztransaktionen können für die heutigen E-Commerce-Unternehmen eine große Herausforderung darstellen: Zahlungsmethoden und Zahlungseingänge variieren bei jedem Kunden, die Buchhaltung muss Zahlungszyklen und Bewegungen der Zahlungen abgleichen und ordnungsgemäß in die Buchhaltung einpflegen. Beim Multichannel-Handel findet neben dem Onlineshop auch ein Verkauf über mehrere Marktplätze statt. Die Herausforderung besteht darin, einen geschlossenen Rechnungsnummernkreislauf stets einzuhalten, um die Buchhaltung fehlerfrei abzuschließen.
Bei Verbuchungen von Zahlungen über Amazon, Klarna etc. stehen Onlinehändler vor dem Problem, dass die Daten der Zahlungsanbieter nicht einfach in Einzeltransaktionen in das Buchhaltungssystem eingelesen werden können. Meist werden die Zahlungsdaten auch manuell verbucht, sodass jeder Posten einzeln bearbeitet werden muss. In der Buchhaltung wird somit händisch eine Buchung je Zahlungsart erstellt und eingehende Zahlungen der Zahlungsanbieter den Ausgangsrechnungen zugeordnet. Dadurch entstehen häufig fehlerhafte Daten und Abgleiche. Die Zahlungen der verschiedenen Marktplätze können nicht automatisch den Belegen zugeordnet werden. Der Grund hierfür ist, dass die Belegnummer aus der Buchhaltung nicht in den Zahlungstransaktionen enthalten sind und eine eindeutige Zahlungsinformation nicht in den offenen Posten der Buchhaltung integriert wurde.
Wie löst PayJoe dieses Problem?
An dieser Stelle unterstützt uns PayJoe. Die Sammeldebitorenbuchungen können in Einzeltransaktionen umgewandelt werden. Sie werden mit den fehlenden Beleginformationen angereichert und anschließend für die Buchhaltung zur Verfügung gestellt. Das PayJoe-Tool kann somit hunderte Einzelpositionen mit nur einem Klick zuordnen und verbuchen. Vorteilhaft ist hier auch, dass unsere bestehenden Systeme von Zahlungsanbietern und der Buchhaltungssoftware weiterhin verwendet werden können.
Über die nun identischen Rechnungsnummern kann ein automatisierter Offener-Posten-Ausgleich stattfinden. Der Abruf der Zahlungsdaten aus PayJoe kann in verschiedenen Formaten über eine CSV-Datei, im DATEV- oder MT940-Format und auch als Abruf über HBCI erfolgen.
Die Buchhaltung in Odoo kann ab sofort noch effizienter gestaltet werden. Dafür lohnt es sich PayJoe an das bestehende Odoo-System anzubinden.
PayJoe Integration in Odoo
Um PayJoe an Odoo anzubinden, nutzen wir, dass PayJoe den deutschen FinTS Standard implementiert. Dieser ermöglicht die Abfrage von Bankdaten über das Internet. Während Odoo von sich aus nicht FinTS unterstützt, besteht eine Architektur für die Anbindung von Banken zur automatischen Kontenabfrage. Diese konnte man um FinTS erweitern. Dabei ist die Implementierung des FinTS Standards bereits vorgefertigt in dem FinTS Modul für Python. Dieses Modul implementiert den veralteten FinTS 3.0 Standard, anstelle des neuen Standards FinTS 4.0. Um negative Werte und Salden von 0 zu verwerten, wird eine zusätzliche Klausel genutzt, welche diese manuell in Gleitkommazahlen umwandelt.
Damit ist eine Odoo-Anbindung mit PayJoe unkompliziert: Wir wählen in dem Finanz-Modul den Menüpunkt "Neue FinTS Bankverbindung".
Anstelle von “Eine Bank hinzufügen” geben wir unsere Zugangsdaten ein und werden bei erfolgreichem Login zu einer normalen Zuordnung der Konten an die Odoo-Journale weitergeleitet.
PayJoe hat in jedem Konto die Option, die übertragenen Daten anzupassen. Diese benötigen wir, um bei jeder Transaktion eine eindeutig identifizierende Nummer zuzuordnen. Somit können die bestehenden Buchungen berücksichtigt werden. In unserem PayJoe Interface finden wir nun 4 Zeilen für verschiedene Verwendungszwecke. Damit bei der Übertragung nicht alle Verwendungszwecke in das gleiche Datenfeld übertragen werden, nehmen wir einige Anpassungen vor:
Die Zahlungs-ID tragen wir im Feld “Absendername” ein. Die weiteren benötigten Informationen wie “Zahlungs-Order ID”, “Zahlung-Memo” und “Zahlung-Zahlungstyp” tragen wir mit einem “/” getrennt in die Zeile “Verwendungszweck 1” ein. Im nächsten Schritt deaktivieren wir gegebenenfalls die Salden-Logik, welche in Odoo normalerweise für automatische Bankanbindungen genutzt wird. Der Grund dafür ist, dass wir die Salden ordnungsgemäß führen wollen. Einige Anbindungen stellen durch Addieren aller Transaktionen vom Zeitpunkt der Anbindung ein Saldo dar. Andere jedoch geben auf eine Salden-Abfrage “0,00” zurück. Im letzten Schritt gibt PayJoe eine IBAN von “1234567890” für Gebühren an, welche wir jedoch verwerfen, damit die automatische Abstimmung erfolgreich umgesetzt wird.
Um dann unsere Zahlungseingänge, Rechnungen und Kontodaten im Odoo mit den von PayJoe erhaltenen Daten abzugleichen, verwenden wir die automatische Abstimmung des Odoo-Standards. Somit haben wir PayJoe erfolgreich an das bestehende Odoo-System angebunden und können nun das PayJoe-Tool zur vollautomatischen Buchführung nutzen.
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Vollautomatische Buchführung mit PayJoe