Das ERP-System Odoo ermöglicht es uns sämtliche Unternehmensprozesse innerhalb einer in sich geschlossenen Datenbank abzubilden. Sogar der Postein und -ausgang eines Unternehmens kann hier digital abgebildet werden. Transparent und effektiv arbeiten war in der heutigen Zeit noch nie so einfach wie mit Odoo.
Jedes Unternehmen kennt es - die anbahnende "Zettelwirtschaft" durch unzählige Briefe, welche kein Ende nimmt. Hinzu kommt die zusätzliche Arbeit durch tägliches Abheften und entsprechender Informationsweitergabe. Doch wir haben eine Lösung entwickelt, wie auch Sie zukünftig nicht nur effektiver, sondern auch transparenter arbeiten können. Wie unkompliziert das funktioniert, stellen wir in unserem heutigen Blog vor.
Arbeit 4.0, New Work und Digitalisierung
Das Prinzip von Arbeit 4.0 geht mit der Digitalisierung in der modernen Arbeitswelt einher. In Unternehmen kommt es immer häufiger vor, dass Arbeitnehmer die Chance auf flexible Arbeitszeiten haben, von verschiedenen Orten aus arbeiten können und von unterschiedlichen Geräten jederzeit alle notwendigen Informationen abrufen können. Das Prinzip Arbeit 4.0 oder auch New Work genannt, geht mit der individuellen Freiheit von Arbeitnehmern einher, dass diese ihre Arbeit nach den eigenen Bedürfnissen gestalten können.
Da uns in unserem aktuellen Zeitalter viele Freiräume dafür gegeben werden, müssen Unternehmen allerdings trotzdem in alltäglichen Angelegenheiten gut performen und einen stets guten Informationsfluss sichern.
In den kommenden Abschnitten vergleichen wir den alltäglichen Standardbriefprozess mit dem innovativ genutzen Postdigitalisierungsprozess der manaTec.
Der Standardbriefprozess
Jedes Unternehmen hat eine Geschäftsadresse und bekommt gewöhnlich auch Post an diese Adresse zugesendet. Die Post liegt dann so lange im Briefkasten, bis sie von einer Person aus dem Briefkasten herausgenommen wird. Anschließend muss sie geöffnet, gelesen und in vielen Fällen auch dokumentiert werden. Einiges aus der Post ist allerdings für Kollegen im Unternehmen bestimmt, die jedoch aktuell ausschließlich aus dem Home-Office arbeiten. Trotzdem müssen wichtige Informationen weitergegeben werden. Somit muss der Brief händisch eingescannt und per Mail verschickt werden. Zum Dokumentieren gehört es auch heutzutage oft noch dazu, die Briefe zu Lochen, entsprechende Ordner rauszusuchen und die Zettel abzuheften. Im Laufe der Zeit kann sich ziemlich viel Post und Papier ansammeln und der Platz von Ordnern im Büroregal wird immer knapper.
Weiterhin könnte in der heutigen Zeit das Problem aufkommen, dass zeitweise niemand im Büro ist und es keine Person gibt, die die Post aus dem Briefkasten nimmt und öffnet. Es besteht natürlich die Möglichkeit, eine externe Person zu beauftragen, aber dann ist da auch schon wieder das Problem mit dem Datenschutz. Dieser langwierige und mittlerweile längst überholte Prozess gehört bei der manaTec schon seit geraumer Zeit der Vergangenheit an.
Der digitalisierte Briefprozess bei der manaTec
Die manaTec bekommt ihre Post ganz einfach und unkompliziert ins Postbox-Modul im ERP-System Odoo übertragen. Die Möglichkeit dafür hat das Unternehmen selbst geschaffen. Von überall können entsprechend berechtigte Mitarbeiter unkompliziert auf den Posteingang zugreifen. Niemand muss den Briefkasten leeren, niemand muss Informationen weiterleiten oder Briefe einscannen und schon gar nicht abheften. Wir sparen Papier, Platz und das Wichtigste: Zeit! Denn das alles können wir in unserem Unternehmen heutzutage viel effektiver nutzen.
Aufgrund dessen, dass es auch innerhalb der manaTec möglich wäre komplett remote zu arbeiten, ist die Firma auch hinsichtlich des Posteingangs digital sehr gut aufgestellt. Das einzige, was wir dafür brauchen, ist das Expertenwissen der manaTec, einen Postdienstleister und das Postbox-Modul in Odoo.
Mit einem externen Dienstleister zum Postbox-Modul in Odoo
Das Dienstleistungsangebot der Caya GmbH macht es uns möglich auf unseren physischen Posteingang unkompliziert digital zuzugreifen. Sie arbeiten im Bereich des Dokumentenmanagements und der Postdigitalisierung. Wie genau das letztendlich auch über Odoo stattfindet, zeigen wir im späteren Verlauf des Artikels.
Der externe Dienstleister richtet einen Nachsendeauftrag für Firmen ein, die ihre Post digitalisieren möchten. In deren Unternehmenskomplex wird die eingegangene Post, inklusive dem dazugehörigen Briefumschlag sowie des Posteingangsstempels, gescannt.
Laut Statista reduziert ein ineffizientes Dokumentenmanagement die Produktivität um 44 Prozent. Innerhalb des Tools können Dokumente automatisch kategorisiert werden. Die eingehende Post wird automatisch an entsprechende Orte verteilt und sicher abgelegt.
Zweifel wegen des Datenschutzes? Nicht bei unserer IT-Lösung!
Entsprechende Postdigitalisierungsdienstleister, insbesondere die der manaTec, erfüllen die notwendigen Standards nach ISO-Norm. Dazu gehören unter anderem auch Hochsicherheits-Serverzentren. Unternehmensdaten, bleiben Unternehmensdaten und sind für niemanden außerhalb des Digitalisierungsprozesses zugänglich.
Innerhalb von Caya gibt es das sogenannte "Dokumentencockpit". Mit einem eingerichteten Login findet man dort seine digitalisierte Post auf. Die manaTec GmbH hat eine Weiterleitung geschaffen, sodass die Post direkt in das Postbox-Modul im ERP-System Odoo weitergeleitet wird. Das Postbox-Modul im ERP-System Odoo können wir im nachstehen Bild sehen.
Das Postbox-Modul in Odoo
In einem haben wir schon einmal unser eigen entwickeltes Postbox-Modul aufgegriffen. Alle grundlegenden Nutzungsvorteile und Informationen sind hier zu finden.
Kurz gefasst werden alle Posteingänge lediglich nur noch in diesem Modul abgebildet. Die einzelnen Briefe können individuell den zuständigen Mitarbeitern zugewiesen werden, sodass keine Information verloren gehen kann oder erst zeitverzögert bei Personen ankommt.
Es ist zudem auch möglich, dass jeder Mitarbeiter mit entsprechendem Zugang auch Briefe für den Posteingang hinterlegen kann. Somit ist auch der digitale Postausgang gesichert und übersichtlich dokumentiert. Das Einzige was wir benötigen ist die Integration des Postbox-Moduls in unserem ERP-System Odoo und schon kann es losgehen. Mit der manaTec als Partner bleiben mit Sicherheit keine Fragen offen oder Probleme ungelöst.
Heutzutage ist es wichtiger denn je mit dem Prozess der Digitalisierung mitzugehen. Zum Einen um hinter anderen Unternehmen nicht hinterherzuhängen und zum Anderen um die Möglichkeit von effizientem Arbeiten vollkommen auszuschöpfen. Der digitalisierte Postein und -ausgang in Kombination mit dem ERP-System Odoo ist eine moderne Art Zeit und Ressourcen unkompliziert einzusparen und somit effizienter einzusetzen. Durch die innovative Zusammenführung beider Produkte hat die manaTec erfolgreich eine neue Möglichkeit im Rahmen des Trends New Work geschaffen.
Haben Sie Fragen zum Postbox-Modul oder anderen Produkten? Kontaktieren Sie uns jetzt und wir stehen Ihnen sehr gern als zuverlässiger Odoo-Partner zur Seite!
Quellen: www.caya.com, www.odoo.com, www.manatec.de
Unkomplizierte Postdigitalisierung in Odoo