Projektrentabilität ist ein zentraler Faktor für den Erfolg jedes Unternehmens, das Projekte durchführt. Sie beschreibt, inwieweit ein Projekt seine Investitionen durch erzielte Einnahmen übersteigt und somit einen positiven finanziellen Beitrag leistet. Die Analyse der Rentabilität hilft Unternehmen, nicht nur die finanzielle Performance einzelner Projekte zu bewerten, sondern auch fundierte Entscheidungen zu treffen, Ressourcen effizient einzusetzen und Risiken zu minimieren. Eine präzise Projektrentabilitätsauswertung ist daher unverzichtbar, um die Wettbewerbsfähigkeit und nachhaltiges Wachstum eines Unternehmens sicherzustellen.
Odoo 18 bietet mit diesem neuen Feature eine umfassendere, zentrale und projektbezogene Rentabilitätsauswertung als zuvor, da nun zu jedem Warenein- und Ausgang sowie jedem Verkauf und Einkauf ein Projekt hinterlegt werden kann. In diesem Blogbeitrag zeigen wir daher an zwei Praxisbeispielen mit und ohne Fertigung, wie Odoo ab der Version 18 die Analyse der Projektrentabilität erleichtert und Unternehmen dabei unterstützt, ihre Projekte profitabel zu steuern.
Beispiel 1: Austausch einer Heizung (kein Pauschalpreis)
Für dieses Beispiel gehen wir von einem Sanitärunternehmen aus, das alte Heizkörper für Kunden gegen neue Heizkörper wechselt. Dazu gehören Planung, Einkauf der Materialien, Installation und Austausch vor Ort sowie die Entsorgung.
Vorbereitende Schritte
Zur Vorbereitung legen wir erst einmal das Projekt als Produkt an, also z.B. “Heizungswechsel” oder in unserem Beispiel einfach “rentables Projekt”. Der Verkauf dieser Dienstleistung löst dann die Erstellung des Projektes und der Aufgaben aus, insofern die richtigen Einstellungen im Produkt vorgenommen wurden:
Wenn die Aufgaben des Projektes immer dieselben sind (wie in unserem Beispiel Planung, Einkauf, Installation und Entsorgung), empfiehlt sich die Anlage einer Projektvorlage. Diese wird beim Verkauf der Dienstleistung abgerufen und erstellt gleich die nötigen Aufgaben im Projekt. In unserem Beispiel haben wir der Projektvorlage sechs Aufgaben zugeteilt:
Einstellungen im Projekt
Damit Produkte und Arbeitszeiten im Projekt abgerechnet werden können, müssen im erstellten Projekt (oder besser schon in der Projektvorlage) die korrekten Checkboxen aktiviert werden:
Es können auch projektbezogene Stundensätze hinterlegt werden, falls ein Mitarbeiter beispielsweise normalerweise 100 € pro Stunde kostet, bei einem Projekt aber zu einem geringeren Stundensatz arbeiten soll, da er darin beispielsweise weniger Erfahrung mitbringt oder zu einem ermäßigten Preis arbeitet:
Projekt-Dashboard
Nun folgen wir dem Smartbutton “Dashboard” oben in den Projekteinstellungen. Aktuell ist hier noch nichts drin, da wir noch nichts verkauft, verbucht oder eingekauft haben.
An dieser Stelle ist es empfehlenswert, sich die Ansicht in den Projektaufgaben so zu modifizieren, dass der Anwender direkt per Smartbutton in dieses Projekt-Dashboard gelangt. Dazu in der Kanban Ansicht der einzelnen Projektaufgaben auf den Schieberegler oben rechts klicken und “Dashboard” auswählen. Desweiteren ist es sinnvoll, auf die Stufe “erledigt” (insofern es diese in deinem Projekt gibt) über das Aktionsmenü rechts neben der Stufenbeschreibung eine Automatisierung zu hinterlegen, sodass der Kanban Status der Aufgabe ebenfalls “erledigt” wird, sobald eine Aufgabe in der Stufe “Erledigt” landet:
Tätigkeitsbericht
Wir können dem Kunden aus jeder Aufgabe heraus einen Tätigkeitsbericht schicken:
Dieser enthält mit dem aktuellen Stand nicht nur die Produkte, die in diesem Schritt verwendet wurden, sondern alle Produkte des Projektes, die seit Beginn verwendet wurden. Gleichzeitig enthält der Tätigkeitsbericht allerdings nur die Stunden, die in dieser Aufgabe angefallen sind (also nicht wie bei den Produkten alle seit Beginn des Projektes von egal welcher Aufgabe, sondern wirklich nur die Stunden zu der Aufgabe, aus der der Tätigkeitsbericht erzeugt wird):
Der Kunde kann diesen Bericht online unterschreiben. In der Folge wird der Bericht als Dokument in der Aufgabe und dem Projekt hinterlegt.
Vorgehen während des Projekts
Beginnen wir also mit der Erbringung der Dienstleistung. Dafür buchen wir einige Stunden auf die Aufgaben und erledigen auch direkt ein paar davon. Neben der Zeiterfassung kaufen wir natürlich auch einige Produkte für das Projekt ein:
Schauen wir uns nun einmal an, welchen Einfluss die verwendeten Produkte und aufgewendeten Stunden auf den ursprünglichen Verkaufsauftrag haben. Die Produkte wurden hinzugefügt und oben in den Smartbuttons sind die Stunden zu finden. In diesem Beispiel hier zahlt der Kunde tatsächlich jedes Produkt zusätzlich zum ursprünglichen Auftrag, die Gesamtsumme des Verkaufsauftrages hat sich also erhöht. Im nachfolgenden zweiten Beispiel gehen wir von einem Pauschalbetrag für das gesamte Projekt inklusive aller Leistungen aus.
Nun kann es ja durchaus sein, dass nicht alle Produkte, die für den Auftrag gebraucht werden, auf Vorrat sind und manche erst bestellt werden müssen. Hier bietet Odoo 18 nun auch die Möglichkeit, bei Einkäufen ein Projekt zu hinterlegen und den Einkauf damit eindeutig zuzuordnen:
Hier ist es wichtig zu erwähnen, dass einem Einkauf nicht mehrere Projekte zugeordnet werden können, sondern immer nur ein einziges Projekt. Wenn also Sammelbestellungen für mehrere Projekte getätigt werden, können diese nicht so einfach mehreren Projekten zugeordnet werden.
Der Einkaufsauftrag kann natürlich zerlegt werden, aber meist es ist nicht sinnig, dem Lieferanten mehrere Aufträge zu einem einzigen Einkauf zu schicken. Sinnvoller können die resultierenden Wareneingänge in Odoo zerpflückt werden und so einzelnen Projekten zugeordnet werden. Sind von 11 bestellten Produkten beispielsweise 2 für Projekt A und 9 für Projekt B, könnten im ersten Schritt nur 2 von 11 Produkten empfangen werden und ein Lieferrückstand erstellt werden für die fehlenden 9. Diesen beiden erzeugten Warenbewegungen können dann zwei verschiedenen Projekten zugeordnet werden:
Auch in Abonnements (Reiter “Weitere Informationen”) sowie in Stücklisten und Fertigungsaufträgen (Reiter “Sonstiges”) kann in Odoo 18 ein Projekt angegeben werden.
Du hast ganz vergessen, das Projekt anzugeben, möchtest aber den zentralen Projektüberblick behalten oder deine Rentabilität im Nachhinein berechnen? Kein Problem, das geht auch noch nachträglich - selbst im Status “Erledigt”.
Schauen wir uns nochmal das Projekt-Dashboard an, da wir nun einige Aufwände erfasst haben:
Die Bestellungen sind hier jetzt aufgeführt und auch die Rechnungen dazu finden wir direkt im Dashboard. Ein Klick auf die Rechnungen und wir gelangen direkt in die Listenansicht der Bestellungen. Um auch die Warenbewegungen zu sehen, können per Schieberegler (wie oben auch für das Dashboard erfolgt) “Lagerbuchungen” aktiviert werden:
Der Meilenstein im Dashboard erledigt sich leider nicht von selbst, wenn die damit verbundenen Aufgaben erledigt sind. Dafür kannst du dich gerne an uns wenden - das lässt sich mit einer automatischen Aktion lösen. Im Standard wird der Meilenstein hingegen grün markiert, wenn alle damit verbundenen Aufgaben erledigt sind:
Wenn wir nun noch zu dem ursprünglichen Verkaufsauftrag die Zahlung des Kunden erfassen, wird auch die Rentabilität unseres Projektes positiv:
Beispiel 2: Bau eines Tiny House (Pauschalpreis)
Nun schauen wir uns die Projektrentabilität eines fertigungslastigen Projektes an.
Als Beispiel nehmen wir eine Firma, die das Projekt Tiny House für pauschal 40.000 € verkauft. In diesem Projekt sind zum einen das Tiny House enthalten und zum anderen auch alle dazugehörigen Dienstleistungen wie beispielsweise die Planung.
Vorbereitende Schritte
Dazu legen wir das Dienstleistungsprodukt “Bau Tiny House” an, welches einen Verkaufspreis von 40.000 € hat, Vorkasse/Festpreis abgerechnet wird und bei Auftrag direkt das Projekt und die zugehörigen Aufgaben erstellt. Zudem benötigen wir ein Produkt “Tiny House” mit Stückliste, welche der Einfachheit halber nur Schrauben, Schraubbolzen, Holz, Holzlatten und Dachpappe enthält:
Das Produkt sollte eine Nachbestellregel hinterlegt haben, welche “Fertigung” als Route wählt mit entsprechender Stückliste und auch die Route “Fertigung” sollte statt “Einkauf” im Produkt hinterlegt sein:
Somit wird bei Bedarf eines Tiny Houses automatisch ein Fertigungsauftrag erstellt.
Vorgehen im Projektverlauf
Bei Verkauf des Projektes Tiny House erstellen sich nun automatisch das Projekt und, je nach Projektvorlage, eine oder mehrere Aufgaben. In dieser Aufgabe kann nun das Produkt “Tiny House” ausgewählt werden, wodurch sich der Fertigungsauftrag anlegt und das Produkt dem Verkaufsauftrag hinzugefügt wird. Das Produkt sollte mit 0 € bepreist sein, ansonsten wird es dem Verkaufsauftrag erst einmal mit dem Verkaufspreis des Produktes hinzugefügt und die Summe des Verkaufsauftrages erhöht sich um diesen Preis. Das wollen wir natürlich nicht, da wir das Projekt zu einem Pauschalpreis verkaufen:
Nun erledigen wir den Fertigungsauftrag und buchen einige Stunden Arbeit darauf. Dies zeigt sich im Projekt-Dashboard dann als Kosten für “Fertigungsaufträge” und für “Andere Kosten”. “Fertigungsaufträge” sind hierbei die geleisteten Stunden in der Fertigung und “Andere Kosten” sind die Materialkosten der Stückliste:
Wenn wir jetzt noch die abzurechnende Zahlung der 40.000€ plus Steuern durch den Kunden erfassen, wird auch die Gesamtrentabilität wieder positiv und grün dargestellt:
Fazit
Mit dem neuen Projekt-Dashboard bietet Odoo 18 eine zentrale Sammlung aller projektbezogenen Bewegungen und Dokumente. Es muss beim Anlegen der Bewegungen daran gedacht werden, das Projekt zu hinterlegen, aber wenn dies erfolgt, kann die Rentabilität eines Projektes detailliert ausgewertet werden. Für mehr Details und komplexere Projektauswertungen bieten wir neben der Integration deines Projekt-Dashboards in Odoo auch die Auswertung dieser Daten mittels PowerBI an. Kontaktiere uns gerne für weitere Informationen!
Projektrentabilität verfolgen mit Odoo 18