Was ist die E-Rechnung und warum wird es jetzt wichtig?
Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 wurde im Rahmen des Wachstumschancengesetzes beschlossen, um mit anderen EU-Staaten und deren Standards Schritt zu halten. Die E-Rechnung muss in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt werden, das den europäischen Normen entspricht, wie z.B. XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Regelung betrifft alle Unternehmen im B2B-Bereich und soll den Weg für ein europaweites Meldesystem für die Umsatzsteuer ebnen. Übergangsfristen gelten bis 2027, danach müssen alle Unternehmen E-Rechnungen nutzen.
Auch Unternehmen mit Privatkunden oder Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuerausweis sollten bis Ende 2024 sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen können, da Lieferanten ab 2025 E-Rechnungen versenden könnten.
E-Rechnungsverordnung (ERechV)
Durch die E-Rechnungsverordnung wird die Digitalisierung in Unternehmen weiter vorangetrieben und gefördert, indem Rechnungen elektronisch ausgetauscht und damit automatisiert verarbeitet werden.
Lesen Sie hier alles Wichtige, was Sie zur E-Rechnung wissen müssen.
Die E-Rechnung unterscheidet sich auf den ersten Blick nicht von einer Rechnung auf Papier oder einer PDF-Datei. Das entscheidende Merkmal ist die strukturelle Aufbereitung der Rechnung. Dabei werden die Inhalte der Rechnung in einem strukturierten und maschinenlesbaren Format dargestellt. Dieser strukturierte Datensatz wird elektronisch ausgestellt, übermittelt, empfangen und weiterverarbeitet.
Für die Erstellung einer E-Rechnung wird der Standard XRechnung verwendet. XRechnung ist ein Datenstandard, der die Verwendung von elektronischen Rechnungen vereinheitlicht und aus einem XML-Datensatz besteht.
Zusätzlich dazu können weitere Standards verwendet werden, insofern sie der europäischen Norm EN-16931 sowie der E-Rechnungsverordnung des Bundes entsprechen. Als Alternative bietet sich zum Beispiel der Standard ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ab Version 2.1.1. im Profil XRechnung an. Eine ZUGFeRD-Rechnung bettet die strukturierten Daten im XML-Format des XRechnung-Standards in eine PDF-Datei ein, sodass sie für den User lesbar ist. Eine solche, sogenannte hybride Rechnung ist also sowohl für den Menschen als auch für die Maschine lesbar.
Aufgrund dieser Bestimmungen ergibt sich für viele Unternehmen aktuell Handlungsbedarf in Form einer Anpassung der Prozesse und Einführung neuer Software. Dennoch bietet die E-Rechnung langfristig sehr starke Vorteile. Auf der einen Seite stehen die ökologischen Aspekte. Durch die elektronische Rechnungsverarbeitung sparen wir nicht nur Geld durch den Wegfall von Portokosten, sondern schonen durch den geringeren Papierverbrauch und die nicht mehr benötigten Transportwege auch die Umwelt.
Auf der anderen Seite stehen die Vorteile durch die Digitalisierung selbst, denn eine vereinfachte Rechnungsstellung und deutlich verkürzte Durchlaufzeiten beschleunigen die Bearbeitung der Rechnungen, welche damit schneller bezahlt werden. Die E-Rechnung wird zudem elektronisch abgelegt und spart damit Kosten für physische Ablagesysteme. Die elektronische Ablage wiederum erleichtert und beschleunigt die interne Abstimmung und Weiterleitung von Rechnungen sowie das Wiederfinden von bereits archivierten Daten.
Odoo E-Rechnung
Eine Möglichkeit, die Bestimmungen der E-Rechnungsverordnung umzusetzen, ist die Nutzung des ERP-Systems Odoo. Dieses nutzt eine Open-Source-Bibliothek, welche die PDF-Rechnungsdateien um ZUGFeRD-Inhalte ergänzt. Wie wir die Rechnungsstellung in Odoo abbilden, haben wir beispielsweise in unseren Blogbeiträgen zum Modul Sales oder der Abrechnung von Projekten beschrieben. Damit stellt Odoo nicht nur ein smartes und userfreundliches System zur Abbildung von unternehmensweiten Prozessen dar, sondern entwickelt sich auch unter Berücksichtigung der aktuellen Gesetzeslage weiter. Weitere Einzelheiten zu der Umsetzung der Odoo E-Rechnung haben wir in einem vorherigen Blogbeitrag bereits beleuchtet.
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Quellen: www.e-rechnung-bund.de, www.bmi.bund.de, www.bmwi.de, www.datev.de, www.heise.de
Odoo E-Rechnung: Pflicht ab 2025