Odoo 14

Im Rahmen der Odoo Experience 2020 hat Odoo die Version 14 seines Open Source ERP-Systems veröffentlicht. Aufgrund der Beschränkungen der Corona-Pandemie fand die Veranstaltung nicht wie üblich in Brüssel, Belgien statt. Odoo hat für die Organisation und Durchführung der Odoo Experience als zweitägiges Online-Event sein dafür vorgesehenes Modul Events genutzt und damit eine Online-Plattform zur Verfügung gestellt, in der sich die Besucher für die einzelnen Veranstaltungen anmelden und daran teilnehmen konnten.

Fabien Pinckaers, der Gründer von Odoo, hat die Odoo Experience eröffnet und die wesentlichen Neuerungen vorgestellt. Anschließend konnten sich die mehr als 30.000 Teilnehmer in über 200 Talks und Präsentationen detailliert über die neuen Features informieren. Die strategische Ausrichtung wurde dabei schnell klar. Entgegen der Strategien seiner Konkurrenten investiert Odoo weniger in die Erschließung neuer Märkte oder in das Marketing selbst.

Odoo fokussiert sich auf die Qualitätssicherung seines Systems, die Verbesserung der vorhandenen Features und zielt damit auf die Steigerung der User Experience ab. Dabei steht weniger die Entwicklung von neuen Apps und Modulen im Mittelpunkt, sondern die Optimierung der bestehenden Funktionen. Im Ergebnis steht also ein verhältnismäßig günstiges ERP-System mit einem maximalen Nutzen und Erlebnis für den User. In unserem heutigen Blog stellen wir die aus unserer Sicht wichtigsten Neuerungen von Odoo 14 vor.

Bevor wir auf die wesentlichen neuen Features eingehen, schauen wir auf einige kleinere Anpassungen, die uns die Arbeit in Odoo an verschiedenen Stellen erleichtern. Dabei richten wir unseren Blick auf die interne Kommunikation, die Nutzung von Aktivitäten, die Zeiterfassung, die Qualitätssicherung der Lieferungen im Einkauf, die Produktverfügbarkeit sowie den Point of Sale.

Interne Kommunikation

Wird uns in einer Kanban-Ansicht, einer Listenansicht, innerhalb eines Objektes oder in der Historie eines Objektes der Name eines Nutzers angezeigt, stellt Odoo nun daneben auch das im Benutzerprofil hinterlegte Foto des Nutzers dar. Klicken wir auf das Foto, öffnet sich automatisch der Chatter in Odoo und wir können direkt mit dem Nutzer kommunizieren.

Somit müssen wir den Nutzer also nicht mehr im Modul Diskussion suchen, um mit ihm zu kommunizieren, sondern können die Kommunikation von nahezu überall in Odoo starten. Damit schafft Odoo die Voraussetzung für eine noch schnellere interne Kommunikation.

Aktivitäten in Listenansichten

Was wir bereits aus der Kanban-Ansicht aus vergangenen Odoo-Versionen kennen, hat Odoo nun auch in den Listenansichten verschiedener Module, wie zum Beispiel CRM, Einkauf, Verkauf oder Projektmanagement, umgesetzt. In der Listenansicht finden wir also eine neue Spalte mit den Aktivitäten.

Zur Erstellung und Bearbeitung unserer Aktivitäten müssen wir nun nicht mehr das jeweilige Objekt öffnen, sondern verwalten die Aktivitäten direkt in der Listenansicht. Das verschafft uns nicht nur einen transparenten Überblick über die anstehenden Aktivitäten, sondern unterstützt uns bei der schnellen und einfachen Planung unserer Aufgaben.

Zeiterfassung mittels Hot Keys

Aus Odoo 13 kennen wir bereits die Möglichkeit, Zeiterfassungseinträge in einer Projektaufgabe mittels Start-/Stopp-Button hinzuzufügen. Diese Buttons hat Odoo nun auch im Modul Zeiterfassung integriert. Durch das Drücken der Enter-Taste aktivieren wir den Start-Button und startet einen Zeiterfassungseintrag. Anschließend wählen wir ein Projekt und optional eine Projektaufgabe beziehungsweise ein Ticket aus. Nach dem erneuten Drücken der Enter-Taste aktivieren wir den Stopp-Button, die Zeiterfassung wird beendet und dem entsprechenden Projekt, der Projektaufgabe oder dem Ticket zugeordnet.

Alternativ dazu können wir auch die neuen Hot Keys nutzen. Dafür ordnet Odoo jedem Eintrag in alphabetischer Reihenfolge einen Buchstaben zu. Durch das Drücken des Buchstaben auf der Tastatur starten wir die Zeiterfassung, das erneute Drücken des Buchstaben beendet die Zeiterfassung. Die Zeit wird in beiden Fällen jeweils auf die nächsten vollen 15 Minuten aufgerundet, dass heißt, die Zeiterfassung erfolgt im 15 Minuten-Takt.

Zusätzlich dazu wird dem Projekt, der Projektaufgabe oder dem Ticket durch das Drücken von Shift + Buchstaben automatisch ein Zeiteintrag in Höhe von 15 Minuten hinzugefügt. Was auf den ersten Blick spielerisch erscheint, erweist sich nach mehrfacher Nutzung als sehr effizient. Die Zeiterfassung macht also nicht nur Spaß, sondern spart uns auch viel Zeit.

Qualitätssicherung von Lieferungen im Einkauf

In den Purchase Orders finden wir nun zwei neue Informationen beziehungsweise Features. Einerseits wird uns, abhängig von der Einhaltung der vereinbarten Liefertermine, die Liefertreue des Lieferanten angezeigt (xx % On-Time Delivery).

Andererseits können wir, ebenfalls abhängig vom vereinbarten Liefertermin, eine gesonderte Bestätigung des Liefertermins bei unserem Lieferanten anfragen. Dabei erhält der Lieferant eine E-Mail mit einem Link in unser Kundenportal. Dort kann er die vereinbarten Lieferdaten bestätigen beziehungsweise korrigieren. Damit verbessern wir nicht nur die Kommunikation mit unseren Lieferanten, sondern stellen unsere Produktverfügbarkeit und damit die Vermeidung von Verzug in unseren Folgeprozessen sicher.

Priorisierung des Produkteinsatzes in Verkauf und Fertigung

Die Verwendung beziehungsweise Reservierung unserer Produkte im Verkauf und in der Fertigung ist abhängig von der Produktverfügbarkeit. Haben wir also nicht genügend Bestand eines Produktes für eine gleichzeitige Verarbeitung in beiden Prozessen, zeigt uns Odoo anhand des Forecasts, für welchen Prozess das vorhandene Produkt reserviert ist.

Nehmen wir an, wir wollen einen Tisch fertigen und haben dafür unter anderem vier Tischbeine für die Fertigung reserviert. Anschließend erreicht uns eine Kundenanfrage, in der einer unserer wichtigsten Kunden vier Tischbeine anfragt. Diesen Verkauf wollen wir nun der Fertigung vorziehen. An dieser Stelle zeigt uns Odoo an, dass die vier verfügbaren Tischbeine für die Fertigung reserviert sind. Nun haben wir die Möglichkeit, die Auslieferung der vier Tischbeine an unseren Kunden durch Aktivierung des Sterns im Objekt der Auslieferung zu priorisieren. Dadurch wird die Auslieferung der Fertigung vorgezogen und wir können unseren Kunden beliefern.

Trinkgeld im Point of Sale

Im Point of Sale hat Odoo die Verwendung des Moduls für die Gastronomie verbessert. Bei der Zahlung können wir nun ein Trinkgeld abrechnen, welches ebenfalls auf der Quittung abgedruckt und entsprechend in Odoo gebucht wird.

Dies ist nur eine Auswahl an neuen Features in Odoo 14, die sicher keine größeren Veränderungen darstellen, uns allerdings durch minimale Anpassungen helfen, unsere internen Abläufe an den genannten Stellen beziehungsweise in den jeweiligen Use Cases zu optimieren.

Nun kommen wir zu den wesentlichen neuen Features von Odoo 14 und stellen die Möglichkeiten vor, die uns Odoo für die Gestaltung unserer Website, der Nutzung von Business Intelligence und des Dokumentenmanagements, der Sicherstellung der Datenqualität und der Optimierung unserer Lagerhaltung bietet. Diese Features stellen wir hier zusammengefasst vor. In künftigen Blogbeiträgen gehen wir dann ausführlich auf die einzelnen Features ein.

Odoo Website Builder

Die umfangreichsten Anpassungen hat Odoo in der Version 14 an der Website vorgenommen und zielt damit insbesondere auf die schnelle Erstellung einer ansprechenden Website ab. Dabei stehen uns zahlreiche neue Themes zur Verfügung, die uns als Vorlage für unsere Website dienen. Die individuelle Anpassung der Theme-Farben ändert dabei nicht nur die Farbe einzelner Snippets, sondern die Farbe aller Snippets der Seite. Die Farbgestaltung unserer Website wird zusätzlich durch die Verwendung von Shapes unterstützt, die ebenfalls individuell gestaltet werden können.

Das Menü zur Gestaltung der Website befindet sich nun auf der rechten Seite und bietet zahlreiche neue Möglichkeiten. Durch die Implementierung vieler neuer Snippets, wie zum Beispiel ein individueller Form Builder mit definierter Action, Diagramme, Countdowns oder verschiedene Pop-ups, gestalten wir unsere Website dynamischer und vielseitiger.

Weiterhin können wir nun alternativ zu den bestehenden Schriftarten auch Google Fonts einbetten oder aus verschiedenen Vorlagen für unseren Footer auswählen. Bei der Auswahl von Bildern für unsere Website stehen uns nun auch Illustrationen zur Verfügung. Zusätzlich dazu bietet uns Odoo die Möglichkeit, unsere Bilder zu bearbeiten. Dabei können wir Filter nutzen, die Bildgröße anpassen und die Bildqualität regeln.

Odoo Spreadsheet

Business Intelligence und das Reporting im Rahmen der Unternehmensplanung beziehungsweise zur Auswertung der Unternehmensergebnisse spielt in Odoo 14 eine zentrale Rolle. Dafür hat Odoo das Feature Spreadsheet vollständig in sein System integriert.

In der Pivot-Ansicht des Berichtswesens finden wir nun einen neuen Button, der die Inhalte des Reports in ein Spreadsheet überträgt. Dort finden wir die gängigen Funktionen, die wir auch aus Microsoft Excel oder Google Spreadsheets kennen. Durch die Nutzung von Filtern können wir die Ansichten innerhalb des Spreadsheets anpassen.

Alle Spreadsheets werden im Modul Dokumente in einer eigenen Kategorie abgespeichert. Besonders vorteilhaft ist hier die Dynamik des Systems, denn eine Änderung der Datenbasis in Odoo ändert gleichzeitig auch die Daten im Spreadsheet. Zusätzlich dazu bietet uns Odoo im Modul Dokumente auch die Möglichkeit, neue Spreadsheets anhand von Vorlagen zu erstellen.

Odoo Dokumentenmanagement

Das Dokumentenmanagement in Odoo 14 wurde dahingehend erweitert, dass Dokumente schneller verarbeitet und intern an die entsprechenden Stellen weitergeleitet werden können. Daher haben wir nun die Möglichkeit, Dokumente mit mehreren Seiten beziehungsweise Dokumentensammlungen zu teilen und direkt weiterzuverarbeiten.

Haben wir also beispielsweise ein sechsseitiges PDF-Dokument mit fünf Rechnungen und einem Vertrag, teilen wir die fünf Rechnungen in einzelne Dokumente und erzeugen daraus direkt fünf separate Eingangsrechnungen. Das sechste Dokument senden wir zur Prüfung an das Legal-Team.

Odoo Data Cleaning

Hierfür hat Odoo ein neues Modul entwickelt, Data Cleaning. Mit diesem Modul haben wir die Möglichkeit, unsere Daten in den verschiedenen Modulen auf Duplikate zu prüfen und diese zusammenzuführen.

Im ersten Schritt definieren wir die Regeln, anhand derer Odoo einen Datensatz auf mögliche Duplikate prüft und geben an, welcher User in welchem Zeitraum über mögliche Duplikate zur manuellen Bereinigung informiert wird. Eine automatisierte Bereinigung ist ebenfalls möglich.

Anschließend zeigt uns Odoo in einer Übersicht anhand der definierten Regeln, welche Datensätze Duplikate sein könnten. In dieser Übersicht haben wir nun auch die Möglichkeit, die Bereinigung vorzunehmen. Die Informationen aus dem Duplikat werden anschließend als Notiz im Master-Datensatz festgehalten und das Duplikat je nach Einstellung archiviert oder gelöscht.

Odoo Replenishment

Eine weitere wesentliche Verbesserung in Odoo 14 ist der komplett überarbeitete Replenishment-Mechanismus im Bereich des Lagermanagements. Das Replenishment befasst sich mit der Beschaffung von Produkten und Materialien, zum Beispiel durch Einkäufe bei Lieferanten oder die eigene Fertigung. Damit sorgt es für eine Deckung entstehender Bedarfe und dient der Sicherstellung der Produktverfügbarkeiten in allen Unternehmensprozessen.

Bei der Überarbeitung der Replenishment-Funktionalität standen vor allem drei Punkte im Vordergrund: Sichtbarkeit, Einfachheit und Flexibilität. Dieser Fokus sorgte dafür, dass insbesondere die Benutzerfreundlichkeit und Bedienung stark verbessert und die Schwachstellen aus den vorherigen Odoo-Versionen beseitigt wurden.

Die neue und zentrale Übersicht für das Replenishment stellt sicher, dass nun alle notwendigen Aktionen für die zu deckenden Bedarfe an einem Ort zusammengefasst und für den Nutzer auf einen Blick sichtbar sind. Das sorgt für mehr Transparenz und eine bessere Nachvollziehbarkeit in der Beschaffung.

Aus der Replenishment-Übersicht heraus kann der Nutzer direkt alle nötigen Einstellungen vornehmen und die gewünschte Aktion zur Deckung des Bedarfs auslösen. So kann direkt in der Listenansicht die gewünschte Route (z.B. Einkauf oder Fertigung), der entsprechende Lieferant oder die Stückliste und die gewünschte Menge ausgewählt werden. Dadurch hat der Nutzer die komplette Flexibilität zur Steuerung der Beschaffung sowie die Möglichkeit, von Fall zu Fall zu entscheiden, ob ein Produkt eingekauft oder gefertigt und welcher Lieferant oder welche Stückliste dafür gewählt wird.

Danach kann sich der Nutzer entscheiden, ob die ausgewählte Aktion entweder einmalig ausgeführt ("Order once") oder direkt automatisiert ("Automate Orders"), also beim nächsten Mal automatisch, durchgeführt wird. Des Weiteren besteht mit der Snooze-Funktion die Möglichkeit, die Entscheidung auf den nächsten Tag zu verschieben. Dank der neuen In-Line-Buttons in Odoo 14 können die Aktionen ganz einfach direkt aus der Listenansicht heraus gestartet werden.

Neben den manuell durchzuführenden Aktionen kann der Nutzer über die neue Replenishment-Übersicht auch auf alle bereits automatisierten Aktionen zugreifen und diese bei Bedarf anpassen oder den Auslöser-Typ manuell ändern. Dafür müssen lediglich die ausgewählten Standard-Filter aus der Suchmaske entfernt werden.

Wie eingangs erwähnt, richtet sich Odoo in Version 14 mit seinen verbesserten und neuen Features also direkt an den Nutzer. Odoo schafft damit an vielen Stellen eine Vereinfachung der internen Prozesse, die im Umkehrschluss zu gesteigerter Schnelligkeit, Transparenz und Effizienz führen. Dieser Fakt deckt sich auch mit der von Odoo ausgegebenen Strategie, sich auf die Sicherung der technischen Qualität, die Verbesserung der vorhandenen Funktionen sowie die Steigerung der User Experience zu fokussieren. Odoo stellt daher auch in der aktuellen Version ein ERP-System dar, mit dem sich die Unternehmen beschäftigen sollten, die auf der Suche nach einem performanten und userfreundlichen System zur Digitalisierung ihrer Prozesse sind.

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Quellen: www.odoo.com, www.youtube.com