Mit dem neuen Jahr 2025 ist in Deutschland die gesetzliche Verordnung (BGBl I 2024 Nr. 108) in Kraft getreten, durch die es für jedes Unternehmen zur Pflicht wurde, Rechnungen in einem elektronisch lesbaren Format verschicken und empfangen zu können. Ab 2028 ist das Verschicken von Rechnungen in einem nicht lesbaren Format dann komplett verboten. Wenn du jedoch mit Odoo arbeitest, ist die gute Nachricht, dass du dir wegen dieser Umstellung keine Sorgen machen musst. Odoo hat seine Hausaufgaben in dieser Hinsicht bereits vor Jahren erledigt, und alle Versionen seit Odoo 12 sind in der Lage, Rechnungen mit dem Format Factur-X zu verschicken und einzulesen.
Factur-X in einer Odoo-Rechnung
Das Format Factur-X ist ein sogenanntes hybrides Format, welches seine maschinenlesbaren Informationen im XML-Format als Anhang an die für Menschen lesbare PDF-Datei anhängt. Wenn man eine im Odoo erzeugte PDF betrachtet, kann man sich schnell davon überzeugen, dass es dort einen Anhang namens factur_x.xml gibt. Durch den Anhang dieser Datei an die PDF erfüllt diese die gesetzlichen Anforderungen an Maschinenlesbarkeit. Dieser Anhang wird immer automatisch erzeugt, ohne dass man dafür im Odoo etwas einstellen muss, und das für sowohl die Community- als auch die Enterprise-Edition.
Genauso automatisch hat man mit der Verwendung der Buchhaltungs-App im Odoo die Fähigkeit, elektronische Rechnungen zu empfangen. Wird an einer noch leeren und im Entwurfsstatus befindlichen Rechnung eine Datei im Chatter angehängt, so prüft Odoo sofort, ob diese eine elektronische Rechnung ist und liest die darin enthaltenen Informationen aus, um die Rechnung zu füllen.
Mit der Dokumenten-App der Enterprise-Edition kannst du diesen Prozess noch weiter automatisieren, so dass bestimmte eingehende E-Mails automatisch als Dokument in der App hinterlegt und dann als automatisch ausgefüllte Rechnung angelegt werden, ohne dass ein Mitarbeiter dort händisch irgendetwas tippen muss.
Weitere Rechnungsformate
Das Factur-X-Format ist nicht nur europaweit, sondern auch in vielen Drittländern in Verwendung, so dass man sich um internationale Rechnungen keine Sorgen machen muss. Jedoch ist es durchaus möglich, dass bestimmte Kunden (insb. Behörden) darauf bestehen, dass sie ihre Rechnungen in einem bestimmten, anderen Format erhalten. Auch dort kann Odoo aushelfen, da es je nach Version bis zu 15 Formate für elektronische Rechnungen kennt und erzeugen kann.
Drei in Deutschland wichtige Formate sind die Folgenden:
ZUGFeRD
Dieses Format ist tatsächlich nur ein anderer Name für das Factur-X-Format, welches in Kooperation einer französischen und deutschen Organisation entwickelt wurde, und der französische Name sich international durchgesetzt hat. Ein Unternehmen, welches ZUGFeRD-Dokumente verlangt, ist durch die automatische Erstellung von Factur-X bereits abgedeckt.
XRechnung
Hierbei handelt es sich um ein für Deutschland spezifisch entwickeltes Format, welches eine andere Syntax verwendet als Factur-X. Odoo kann XRechnungen seit Odoo14 erzeugen, wobei es dann an der Email an den Kunden 2 Dateien anhängt: Die menschenlesbare PDF und eine XML-Datei für maschinen. Dabei ist die XML-Datei die primäre Datei, die es wichtig ist zu verschicken, und diese beinhaltet tatsächlich auch in sich die PDF.
Peppol
Dieser europaweite Dienst (peppol.org) bietet den Service an, elektronische Rechnungen vieler Formate einzulesen und dann an den Kunden in ihrem gewünschten Endformat zu übertragen. Odoo hat ab Odoo 17 ein Enterprise-Modul, mit dem die direkte Anbindung an Peppol möglich ist, so dass du deine Rechnungen direkt dort hoch- und herunterlädst. Es gibt jedoch auch eine Spezifikation für XML-Dateien von Peppol, welche Odoo ebenfalls erstellen kann (genauso wie XRechnung erzeugt es eine XML mit der PDF darin). Frage bei dem Kunden nach, ob er an dieser Stelle den Dienst oder das Format meint.
Konfiguration in Odoo
Um die Erstellung anderer Rechnungsformate zu aktivieren, muss man je nach Odoo-Version an entsprechenden Stellen die Konfiguration vornehmen.
Von Odoo 14 bis Odoo 16 erfolgt die Einstellung auf der Ebene der Buchhaltungsjournale. Für jedes Journal kannst du einstellen, welche Formate dort gewünscht sind:
Wenn mehrere Buchungskreise mit unterschiedlichen E-Rechnungsformaten abzudecken sind, zum Beispiel “Factur-X” für Französische Kunden und “XRechnung” für Deutsche Kunden, können mehrere Journale vom Typ Verkauf gepflegt werden. Die Trennung von Ausgangsrechnung-Buchungskreisen in unterschiedliche Journale kann beispielsweise mit einer automatischen Aktion, die das Buchhaltungs-Journal auf der Rechnung aktualisiert und die durch das Herkunftsland des Rechnung-Kontaktes getriggert wird, automatisiert werden. Wen das vor eine Herausforderung stellt, helfen wir gerne bei der Konfiguration.
Ab Odoo 17 kann die Einstellung für jeden Kunden einzeln vorgenommen werden. Wie alle Finanzeinstellungen ist dabei zu beachten, dass dies immer am Hauptkontakt vorgenommen werden muss. Für Unternehmen ist es also das übergeordnete Unternehmen, nicht der Kontakt für die Rechnungsadresse:
Die Leitweg-ID
Zusammen mit der Pflicht für elektronische Rechnungen haben die deutschen Behörden noch eine weitere Anforderung eingeführt. Um sicher zu stellen, dass die Rechnungen der deutschen Ämter korrekt intern verarbeitet werden, hat jede Stelle eine eindeutige Identifikationsnummer erhalten, die Leitweg-ID.
Auch andere Unternehmen können eine solche ID erhalten und verwenden, aber bei Rechnungen an Auftraggeber der deutschen Verwaltung ist nicht nur verpflichtend vorgegeben, dass diese enthalten sein muss, sondern auch, dass diese im Feld BT-10 zu erscheinen hat. BT-10 bezieht sich auf die Norm EN 16931, welche für Europa vereinheitlicht, was für Informationen in elektronischen Rechnungen erscheinen können, und die Formate der elektronischen Rechnungen geben an, wo in ihrer Struktur diese Felder zu finden sind basierend auf diesen BT-Nummern.
Auch hier hat Odoo seine Hausaufgaben gemacht, und seit Odoo 14 wird das Feld BT-10 in den elektronischen Rechnungen befüllt. Der Inhalt davon kommt aus dem Feld “Referenz” des übergeordneten Unternehmens, an den die Rechnung geht. Daher musst du für deutsche Ämter, wenn du sie als Kontakt im Odoo pflegst, lediglich in diesem Feld die Leitweg-ID hinterlegen, um ihren Anforderungen gerecht zu werden:
Spezialfälle? Wir können helfen!
Während die Implementierung von Odoo sicher stellt, dass du dir keine Sorgen aus rechtlicher Sicht machen musst, kann es natürlich immer vorkommen, dass deine Firma andere Anforderungen benötigt. So kann es sein, dass du für ältere Versionen als Odoo 17 benötigst, dass bestimmte Rechnungsformate nur an einige spezifische Kunden gehen. Oder du hast eine Odoo-Version älter als Odoo 14 und deutsche Behörden unter deinen Kunden, so dass du eine Methode benötigst, die Leitweg-ID in die Rechnungen einzupflegen. Auch für neuere Odoo-Versionen kann es möglich sein, dass die Leitweg-ID in der Referenz für dein Odoo nicht funktioniert, weil das Feld beispielweise bereits für andere Zwecke benutzt wird. In all diesen Fällen können wir dich gerne beraten und eine entsprechende Anpassung auf dem System installieren, welche diese Probleme löst - kontaktier uns gern!
Quellen: recht.bund.de, peppol.org, xeinkauf.de, e-rechnung-bund.de, odoo.com
E-Rechnung? Mit Odoo kein Problem!