Ob Rückrufaktionen einzelner Produkte oder sogar Lebensmittelskandale - der Verbraucherschutz ist in den letzten Jahren zunehmend in den Fokus unserer Gesellschaft gerückt. In nahezu allen Bereichen unseres Lebens spielen Normen, Regelungen und Empfehlungen eine Rolle und bieten Orientierung.
Auch im heutigen Blog dreht sich alles um Normen - genauer gesagt um die Norm DIN 5008. Was sich dahinter verbirgt und welcher Zusammenhang zu Odoo besteht, gilt es zu klären.
Was ist die Norm DIN 5008 und woher kommt sie?
Unter dem Begriff Norm versteht man auch Maßstab, Vorschrift, Rechtsvorschrift, Regelfall, Vorgabe, Bedingung, Grundsatz oder Normalfall. Die Norm DIN 5008 bietet Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung und gehört so zu den grundlegenden Normen für Arbeiten im Büro- und Verwaltungsbereich.
Der Ursprung der Norm DIN 5008 ist älter als man vielleicht meinen mag. Im Jahr 1928 erfolgte die Herausgabe der von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung erarbeiteten "Richtlinien für die Behandlung von Geschäftspost“ über das seit 1921 existierende Reichskuratorium für Wirtschaftlichkeit in Industrie und Handwerk (heutzutage Rationalisierungs- und Innovationszentrum der Deutschen Wirtschaft bekannt). Einige Jahre später, im Frühjahr 1949, entschied sich der Fachnormenausschuss Bürowesen im Deutschen Normenausschuss (heutzutage Deutsches Institut für Normung, kurz DIN) für die Übernahme dieser Richtlinien als DIN 5008.
Zahlreiche neun Neuerungen später mündet die Norm DIN 5008 in der 126 Seiten umfassenden aktuellen Ausgabe, Stand März 2020. Heutzutage liegen Neuerungen in der Hand des Arbeitsausschusses "Text- und Informationsverarbeitung für Büroanwendungen“ des nationalen DIN-Gremiums Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen.
Wozu dient sie und was umfasst sie?
Die DIN 5008 ist sozusagen eine Art freiwillige "Knigge“ für geschäftliche Schreiben in Form von Geschäftsbriefen, Protokollen oder E-Mails - also nur eine Empfehlung, keine verpflichtende Regelung. Sie dient als Hilfestellung, um schriftliche Korrespondenz professionell, zweckgemäß und übersichtlich sowie rechtssicher zu halten.
Dabei umfasst die Norm DIN 5008 mit ihren 126 Seiten zahlreiche Regelungen und Empfehlungen für die Textverarbeitung. Diese betreffen den typografisch korrekten Gebrauch von Satzzeichen, Rechenzeichen, Schriftzeichen für Wörter, Formeln und Zahlengliederungen, Abkürzungen und Einheiten; die Schreibweisen von Daten, Uhrzeiten und Telefonnummern; die Brief- und E-Mail-Gestaltung sowie den Aufbau von Tabellen und die Gliederung von Texten.
Wie installiert man DIN 5008 in Odoo?
Ab der Odoo Version 14 kann man DIN 5008-Layouts installieren und nutzen. Entscheidet man sich für die Nutzung der DIN 5008 Layouts in Odoo, ist die einzige Voraussetzung, die deutsche Lokalisierung einzustellen bzw. zu installieren. Dazu hat man zwei Optionen.
Entweder geht man den Weg über Einstellungen - Accounting - Taxes - Germany:
Oder man installiert unter Apps - Modul Germany Accounting das zugehörige Modul. Bei bestehenden Datenbanken muss das Modul Germany Accounting nur aktualisiert werden. In diesem Fall empfiehlt es sich, das Modul auf einem Duplikat der produktiven Datenbank zu aktualisieren, um zu sehen, ob es nicht bestehende Anpassungen entfernt.
Wie können die Vorlagen installiert bzw. getestet werden?
Um die Vorlagen zu testen, wählt man unter General Settings - Business Documents - Format “European A4 for DIN5008” aus. Für kleinere Logos wählt man Type A und für größere Logos Type B. Danach klickt man auf "Configure Document Layout“.
In der folgenden Ansicht wählt man "DIN 5008“ als Layout. Danach werden diese neuen Vorlagen in allen Modulen vorhanden sein.
Welche Fehler treten aktuell auf?
Leider haben sich einzelne Fehler bei der Umsetzung der DIN 5008-Layouts in Odoo eingeschlichen. Beispielsweise wird die Logogröße in Papierformat Type B nicht angepasst, dementsprechend sollte man Papierformat Type A wählen. Auch lässt sich bei der Formatierung von dem Adressaten ein Fehler finden. Korrekt wäre: 1. Zeile Unternehmen, 2. Zeile Ansprechpartner, 3. Zeile Adresse. Ebenso lässt sich erkennen, dass einzelne Übersetzungen nicht vollständig sind (hier: Invoice Number, Invoice Date, Page 1 of 1).
So umfangreich die Norm DIN 5008 auch sein mag, ist sie als Hilfestellung für geschäftliche Korrespondenz durchaus sehr nützlich und dient der Orientierung. In Odoo lassen sich die unkompliziert zu erstellenden DIN 5008-Layouts umfangreich nutzen - ob in Kundenaufträgen, Bestellungen, Lieferscheinen, Rechnungen oder Gutschriften. Sie sorgen für eine einheitliche und professionelle Gestaltung.
Jedoch ist die Umsetzung der entsprechenden Layouts in Odoo teils fehlerhaft. Die DIN-Gestaltung nach Briefgestaltung (Abstände, etc.) ist akzeptabel, doch es fehlt teilweise die inhaltliche Einhaltung der DIN-Norm. Auch zu beachten ist, dass ein Vorteil an Standardlayouts die Funktionalitäten sind (z.B. Verrechnung Rechnung zu Gutschrift funktioniert problemlos).
Letztlich ist dennoch festzuhalten, dass die Layouts eine sehr gute Grundlage bilden und kleinere Anpassungen jederzeit möglich sind. Sollten Sie Interesse an der Nutzung der DIN 5008-Layouts in Ihrem Odoo oder andere Fragen haben, zögern Sie nicht und kontaktieren Sie uns jetzt!
DIN 5008-Layouts in Odoo