Asset & Equipment Management in Odoo

Unser Inventar ist ein wesentlicher Bestandteil unseres Unternehmens. Der Überblick über unser Equipment spart uns dabei Zeit und Geld. Dafür sollten wir genau dokumentieren, über welches Inventar wir verfügen, welche Eigenschaften es aufweist und wo es sich gerade im Unternehmen befindet beziehungsweise wer es benutzt. Die Vollständigkeit sowie die Information über den aktuellen Bestand sind ebenso von Bedeutung.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Wartung unseres Equipments. Die Geräte, die wir in unserem Unternehmen regelmäßig nutzen, sind für uns wertvoller als die Geräte, die nur selten benutzt werden. Eine regelmäßige Nutzung bringt allerdings auch die Notwendigkeit, unsere Geräte zu warten. Daher ist es wichtig, die Wartung pro Gerät planen zu können. Im besten Fall wissen wir auch, wann unsere Geräte nicht benutzt werden, um Ausfallzeiten aufgrund einer Wartung zu vermeiden.

All diese Informationen helfen uns nicht nur, unser Inventar zu verwalten und zu warten, sondern können unsere künftigen Kaufentscheidungen beeinflussen, indem wir Erfahrungswerte nutzen. Wir können beispielsweise erkennen, welche Geräte sehr stabil arbeiten beziehungsweise häufig ausfallen oder gewartet werden müssen. Genau dieses Wissen unterstützt uns bei der Entscheidung, welche Geräte für uns den effizientesten Kosten-/Nutzen-Faktor haben.

In unserem heutigen Blog stellen wir vor, wie wir unser Asset & Equipment Management in Odoo abbilden. Dafür nutzen wir das Modul Maintenance, welches die wichtigsten Funktionen zu den oben genannten Anforderungen bietet.

Das Modul Maintenance bringt ein von Odoo gewohntes, übersichtliches Menü mit sich. Das Dashboard zeigt uns die Übersicht über die Wartungsteams, welche innerhalb der Konfiguration des Moduls angelegt werden können. Die Unterscheidung zwischen verschiedenen Wartungsteams ist dabei für die verschiedensten Use Cases sinnvoll, aber nicht zwingend erforderlich.

Der Menüpunkt Maintenance führt uns zur Übersicht über die Wartungsaufträge als Kanban-Ansicht und als Kalenderansicht. Die Stufen innerhalb der Kanban-Ansicht können wir, wie beispielsweise auch in den Modulen Projektmanagement oder Helpdesk, individuell gemäß unserem internen Prozess anlegen.

Für die einzelnen Wartungsaufträge zeigt uns Odoo in dieser Übersicht eine kurze Beschreibung, wer den Wartungsauftrag erstellt hat, um welches Gerät es sich handelt und wem dieser Auftrag zugewiesen ist. Eine Priorisierung der Aufträge kann durch die Vergabe von null bis drei Sternen erfolgen.

Innerhalb eines Wartungsauftrages finden wir zusätzlich zu den bereits genannten Informationen noch die Angabe zu der Kategorisierung des Equipments. Die Kategorien können ebenfalls in der Konfiguration des Moduls definiert werden und bieten uns die Möglichkeit, unsere Geräte in Kategorien einzuteilen und nach Kategorie zu filtern beziehungsweise anzuzeigen.

Die Zuordnung des Wartungsauftrages zu einem Wartungsteam und zu einem Verantwortlichen sowie die Angabe zum Wartungszeitpunkt sind die relevanten Informationen für die Kalenderansicht der Wartungsaufträge. Damit werden pro Mitarbeiter/in Kalendereinträge erzeugt und helfen uns bei der Planung unserer Aufgaben. Zusätzlich dazu erzeugt Odoo automatisch eine Aktivität für den Verantwortlichen zur individuellen Aufgabenplanung.

Über den Menüpunkt Equipments greifen wir auf unser Inventar zu, welches in einer Kanban-Ansicht dargestellt wird. An dieser Stelle können wir uns die Kategorisierung zunutze machen und beispielsweise in die gruppierte Ansicht nach Kategorie wechseln. Innerhalb der Übersicht zeigt uns Odoo die Bezeichnung und die Seriennummer des Gerätes sowie die Information, bei welcher/welchem Mitarbeiter/in das Gerät momentan im Einsatz ist. Durch die Anzeige eines Flags erkennen wir außerdem, für welches Gerät es einen Wartungsauftrag gibt.

Zu einem einzelnen Gerät können wir eine Vielzahl an Informationen angeben. Neben der Kategorisierung können wir das Gerät einer/einem Mitarbeiter/in, einer Abteilung oder beidem in Kombination zuweisen. Die Zuordnung zu einer/einem Mitarbeiter/in führt dazu, dass auch im Mitarbeiterobjekt des Moduls Personal angezeigt wird, welches Equipment einer/einem Mitarbeiter/in jeweils zugewiesen ist. In einer Multi Company-Umgebung haben wir die Möglichkeit, die Inventarisierung nach Unternehmen zu trennen. Die Angabe des Wartungsteams und des verantwortlichen Technikers definiert die Zuordnung im Falle eines Wartungsauftrages.

Zusätzlich können wir eine individuelle Beschreibung über ein Textfeld eingeben. Im Reiter Produktinformation finden wir die Angaben zum Lieferanten, der Lieferantenreferenz, der Modellbezeichnung und der Seriennummer. Außerdem können wir die Kosten des Gerätes sowie das Ablaufdatum der Garantieleistung angeben.

Im Reiter Maintenance planen wir die regelmäßigen Wartungsaufträge und geben ein Zeitintervall an, in dem die Wartung für dieses Gerät durchgeführt werden soll. Die Angabe zur Dauer der Wartung hilft uns bei der zeitlichen Planung der verschiedenen Wartungsaufträge. Über einen Quick Link oben rechts navigieren wir direkt zu den dazugehörigen Wartungsaufträgen eines Gerätes.

Über den Menüpunkt Reporting können wir uns verschiedenste Kennzahlen zu unseren Wartungsaufträgen auswerten lassen. Mittels zahlreicher Filteroptionen haben wir die Möglichkeit, die für uns relevanten Kennzahlen zu generieren und in verschiedenen Ansichten anzeigen zu lassen.

Abschließend finden wir noch die Konfiguration des Moduls, in der wir, wie bereits oben beschrieben, die Wartungsteams und die Kategorisierung unseres Inventars definieren können.

Zur Inventarisierung unserer Geräte, Hardware, Software, Lizenzen und ähnlichem bietet uns Odoo mit seinem Modul Maintenance also die optimale Grundlage. Wie eingangs erläutert wissen wir genau, welches Inventar sich in unserem Unternehmen befindet, wer es benutzt sowie ob und wann es gewartet werden muss. Außerdem bildet das Modul unsere Wartungsaufträge übersichtlich und individuell ab. Die automatisierte Aktivitätenplanung unterstützt uns bei der Organisation unserer Abläufe nicht nur durch die taggenauen Benachrichtigungen zu unseren Aufgaben, sondern stellt diese auch in der Kalenderansicht dar.

Das Asset & Equipment Management stellt für die meisten Unternehmen sicher keinen Kernprozess dar. Dennoch reduziert die Digitalisierung dieses Prozesses manuelle Aufwände in unserem Unternehmen, zentralisiert die wichtigsten Informationen, stellt die relevanten Informationen transparent dar und bietet uns damit die Möglichkeit, Zeit und Kosten zu sparen.

Sie haben Fragen zum Modul Maintenance von Odoo oder benötigen Unterstützung bei der Abbildung Ihrer Inventarisierung? Kontaktieren Sie uns jetzt und wir stehen Ihnen als Spezialist für digitale Prozesse und zuverlässiger Odoo-Partner zur Seite!

Quellen: www.odoo.com